Los correos electrónicos y otros medios electrónicos de comunicación pueden haber empujado las cartas de papel al borde de la conciencia, pero sería engañoso sugerir que el arte de escribir cartas está muerto. Por el contrario, las empresas usan cartas todos los días para enviar información, comunicar condiciones importantes a los clientes y poner algo tangible en las manos del destinatario. Una carta semiformal es apropiada cuando conoce al destinatario, pero no como amigo.
¿Es el formato correcto semi-formal?
Siempre considere al destinatario al preparar una carta comercial. Una carta semi-formal es apropiada cuando conoce al destinatario o se comunica con él regularmente, por ejemplo, el contador que se ocupa de su contabilidad o el gerente de la oficina de su proveedor principal. Si no conoce a la persona, elija un estilo de letra formal. Las cartas semi-formales son más educadas que las informales. Piense en ellos como un cruce entre el tipo de carta oficial que podría escribir a un regulador del gobierno y el estilo relajado de la carta que podría escribir a un amigo.
Siga el formato de carta comercial estándar
Las cartas semi-formales siguen el formato estándar de las cartas de negocios; Es solo el idioma que modificarás para crear un tono neutral. Elija la papelería que se imprime con el membrete de su empresa y escriba el nombre y la dirección comercial del destinatario en la parte superior izquierda de la página. Por lo tanto, si está escribiendo al CEO de una empresa proveedora, la dirección interna leería:
Sra. Catherine Torrance, CEO
Empresa acme
Calle acme 123
Bartlesville, Oklahoma 74003
A continuación, escriba la fecha en formato mes-día-año. En los negocios, es convencional escribir el mes como una palabra: "28 de marzo de 2018."
Elige un saludo
Use el apellido del destinatario seguido de dos puntos: "Estimado Sr./Mrs./Miss/Ms. Apellido:" Para los destinatarios múltiples, haga una lista de los nombres de todos los destinatarios - "Estimada Sra. Tomaker, Sr. Bennett y Dr Toulson-Smith: "No escriba el primer nombre; se considera grosero. Si no sabe el nombre del destinatario, haga una investigación en línea para descubrirlo. Use un saludo genérico como "Estimado Director de Ventas:" solo como último recurso. En este caso, sería preferible abordar su carta "Estimado señor" o "Estimada señora" y utilizar un tono formal.
Estructura el cuerpo para la claridad
El cuerpo de tu carta debe tener un tono cortés y neutral. Use palabras cotidianas en lugar de palabras formales, por ejemplo, "también" en lugar de "además" y "pero" en lugar de "sin embargo". Las contracciones como "Yo", "no" y "no" están bien en una carta semiformal siempre que se ajusten al estilo de la casa de su empresa. Para comenzar, describa la razón por la que está escribiendo y haga los puntos restantes de dos a cuatro párrafos de manera lógica, una idea por párrafo. Respete el tiempo del destinatario y mantenga la carta lo más breve y puntual posible.
Escribe un cierre de cortesía
Tiene varias opciones para redondear una carta semiformal, así que elija un cierre cortés pero cordial de la lista a continuación:
- Respetuosamente tuyo,
- Atentamente,
- Sinceramente tuyo,
- Sinceramente,
- Cordialmente,
- Los mejores deseos,
Para terminar, escriba su nombre y título, luego imprima la letra y firme su nombre en el espacio entre el cierre y su nombre escrito.
Ejemplo de una carta semi-formal
Juntándolo todo, aquí hay un ejemplo de una breve carta semi-formal:
Estimada Sra. Mears:
Les escribo para invitarlos formalmente a ser oradores invitados y facilitadores de talleres en la próxima Conferencia de Ventas Industriales de 2019.
El tema de esta conferencia es "Ventas: montando la ola tecnológica". Se llevará a cabo en el Centro de Convenciones Ernest N. Morial en Nueva Orleans del 3 al 5 de octubre de 2019.
Para su información, Katerina Houlden de Intelligent Sales será la oradora principal. El tema de su presentación es "Mastering Sales Big Data". Si inicia sesión en nuestro portal de conferencias en www.indsalescon.net, puede ver el borrador del programa actual y los temas específicos que los discursos y talleres cubrirán provisionalmente.
Esperamos que la asistencia sea la más alta de este año, en el área de 4,000 delegados y 80 oradores. Me complacería y me honraría si contribuyera a este prestigioso evento.
Apreciaría si pudiera responder amablemente antes del 30 de mayo. A partir de ahí, puedo proporcionarle cualquier información adicional que pueda necesitar.
Los mejores deseos,
fulano de tal
