Las compañías crean un programa de cuentas por cobrar como una forma de controlar los montos y las fechas de vencimiento de los clientes con cuentas de crédito. Las cuentas por cobrar se refieren a las cuentas a las que una empresa ofrece crédito. Estos clientes hacen compras a la compañía y pagan las cuentas en una fecha posterior. La mayoría de los programas de cuentas por cobrar están diseñados como programas de antigüedad. Un cronograma de antigüedad enumera el nombre, el saldo y el desglose de cada cliente que muestra si los montos son actuales o vencidos.
Abra un programa de hoja de cálculo. La forma más fácil de crear un programa de cuentas por cobrar es mediante el uso de un documento de hoja de cálculo. Nombra el documento y guárdalo.
Preparar el título. La parte superior del documento debe incluir el título del informe, como "Programa de antigüedad de las cuentas por cobrar". Debajo del título, escriba el nombre de la empresa y debajo de eso, incluya la fecha del programa.
Introduzca los títulos de las columnas. Una lista de cuentas por cobrar típicamente contiene seis columnas. De izquierda a derecha, los títulos de las columnas son: "Nombre del cliente", "Total de cuentas por cobrar", "Actual", "1-30 días vencidos", "31-60 días vencidos" y "Más de 60 días vencidos"."
Obtener el libro mayor de cuentas por cobrar actuales. Este libro mayor es un libro auxiliar que contiene todas las cuentas y transacciones de cuentas por cobrar. Incluye todos los cargos realizados a las cuentas, todos los pagos, los saldos actuales de cada cuenta y la información de la fecha de vencimiento.
Transfiere los detalles de las cuentas. Desde el libro de cuentas por cobrar, comience con el primer cliente ingresando el nombre del cliente en la hoja de cálculo y el monto total adeudado. Separe la cantidad total adeudada colocando cantidades en las categorías correctas. Por ejemplo, si Sue's Catering le debe un total de $ 500, coloque esta cantidad en “Total de cuentas por cobrar”. De esa cantidad, $ 100 vencen actualmente y $ 400 tienen un vencimiento de 45 días. Los $ 100 se colocan en la columna con la etiqueta "Actual" y los $ 400 se colocan en la columna con la etiqueta "31-60 días vencidos".
Repita este paso para todas las cuentas por cobrar. Una vez que todas las cuentas se hayan completado en la hoja de cálculo, calcule los totales de cada columna. La columna etiquetada como "Total de cuentas por cobrar" debe ser igual al total combinado de las otras cuatro columnas. Coloque los totales de cada columna en la fila inferior de la hoja de cálculo.
