Aunque las palabras archivo adjunto y el recuadro a menudo se usan indistintamente en cartas comerciales, representan diferentes métodos para incluir elementos. En el sentido más estricto, un archivo adjunto se considera parte de la carta, mientras que un anexo se trata como un documento separado. Para algunas organizaciones, como el gobierno, el uso para cada una está delineado por la correspondencia enviada, mientras que para otras, cualquiera de los dos usos es aceptable.
Añadiendo un archivo adjunto
Un archivo adjunto es un documento que forma parte de la carta comercial. Agrega o describe con más detalle la información dentro de la carta. Algunos ejemplos incluyen una hoja de cálculo que proporciona una explicación visual de la facturación o previsiones financieras, un gráfico que proporciona una vista gráfica de las tendencias comerciales o un presupuesto. Al enviar un archivo adjunto, incluya la palabra "Archivo adjunto" en la parte inferior izquierda de la carta con un punto y coma y el número del archivo adjunto. También debe mencionar en el cuerpo de la carta que se adjunta un elemento (o que se adjuntan múltiples elementos) que mejoran o explican con más detalle la información de la carta.
Incluyendo un recinto
Un anexo es un documento que se agrega a la carta comercial. Puede ser independiente como su propio documento y no requiere la carta comercial para explicar qué es el documento o cómo interpretarlo. Cuando envíe una caja en una carta comercial, coloque las letras "Enc" con un punto y coma o escriba la palabra "Caja" en la parte inferior de la letra en el lado izquierdo. Luego ponga el nombre del documento. Esto alerta al lector de que se incluye un segundo documento en la correspondencia. Un ejemplo de un documento que es apropiado para un anexo es un currículum incluido con una carta de presentación. El currículum está separado de la carta y fácilmente está solo.
Archivos adjuntos en el correo electrónico
En algunas situaciones, no hay un método disponible para diferenciar entre un archivo adjunto y un gabinete. Una de estas situaciones ocurre cuando está enviando una carta comercial por correo electrónico. Debido a que no hay una opción de envolvente, y el correo electrónico es una forma de transmisión electrónica, todos los documentos enviados por correo electrónico se convierten en un archivo adjunto. El archivo adjunto se agrega al correo electrónico como un elemento descargable que se envía con el cuerpo del correo electrónico.
Uso del Gobierno Federal
Es posible que existan reglas para el uso de archivos adjuntos y recintos en ciertas sucursales del gobierno federal. Por ejemplo, en su manual de correspondencia, el Servicio Geológico de los EE. UU. Describe cómo manejar un archivo adjunto y un envolvente cuando se les envía correspondencia. De acuerdo con su manual, usted envía un elemento como un archivo adjunto cuando la correspondencia es una nota, mientras que si es una carta, debe usar la palabra adjunto para documentos adicionales. En cualquier caso, escriba "Enclosure" o "Attachment" dos líneas debajo del bloque de firma. Hacer esto le dice al lector que busque los anexos o adjuntos. Si faltan, solicite que se los envíen porque estaban destinados a ser enviados con la carta o el memorándum.
Si hay más de un archivo adjunto o un gabinete, indique cuántos como "2 cajas" o "3 archivos adjuntos". Si alguno de los dos no está identificado en el texto, use dos puntos después de la palabra, seguido del título o la explicación del documento en la siguiente línea. Por ejemplo: "Enclosure:" (siguiente línea) sangra dos espacios y agrega "Resume of John Q. Adams" sin terminar la puntuación. Cuando hay varios recintos o archivos adjuntos que no se mencionan en el texto, el título o la descripción de cada uno en una línea separada. Por ejemplo: 2 Adjuntos: (siguiente línea) guarde dos espacios y escriba: "Currículum de John Q. Adams" (siguiente línea) guarde dos espacios y escriba: Lista de Premios y Logros "sin puntuación final.