Una carta comercial puede incluir archivos adjuntos que resuman información dentro de la carta o proporcionan detalles adicionales para una mejor comprensión. El término adjunto a menudo se intercambia con el término adjunto. A pesar de sus similitudes, no son lo mismo. Comprender las diferencias entre los dos y cómo citarlos en sus cartas comerciales hará que se vea más profesional e incluso le dé una ventaja competitiva.
Consejos
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Al citar un archivo adjunto o un anexo en una carta comercial, anote el nombre del archivo o documento adjunto entre paréntesis.
Adjunto vs. Cierre
Primero, asegúrese de entender la diferencia entre los adjuntos y los anexos. Si bien ambos le permiten proporcionar más información y recursos adicionales, representan cosas diferentes.
Como su nombre lo sugiere, un archivo adjunto es un documento o archivo adjunto a una carta. Se considera parte de la carta, ya que resalta los puntos clave, ofrece más información o respalda su declaración. Cuando escriba la carta, consulte los documentos adjuntos. Por ejemplo, puede adjuntar un contrato y mencionarlo en la carta junto con información relevante sobre lo que implica.
Los cerramientos, por otro lado, son documentos separados. Por ejemplo, si está enviando una carta comercial a un nuevo socio potencial, puede adjuntar un folleto, un estudio de mercado o un cuadro comparativo. No es necesario referirse a este documento en la carta. La elección depende de usted.
Adjuntos en el texto
Cuando cite información de otro documento dentro del texto, use paréntesis en el correo postal o en la correspondencia electrónica. Anote el nombre del archivo o documento adjunto entre paréntesis. Suponiendo que una carta se refiera a una queja por teléfono, la cita incluiría el nombre del documento de la queja, como por ejemplo: (Adjunto: Diario de servicio al cliente, 1/5/2017).
Las citas en el texto agregan información adicional al contenido de la carta. La cita puede referirse a datos de hoja de cálculo, transcripciones u otras letras. Utilice nombres de archivos fáciles de leer que describan el documento. Si el documento se imprime, titúlelo de la misma manera. También es aceptable asignar archivos adjuntos con letras alfabéticas, como "Archivo adjunto A".
Cómo hacer referencia a múltiples archivos adjuntos
Además de usar una cita de adjuntos en el texto, recuérdele a su lector los adjuntos al final de la carta. Bajo el nombre del firmante en la esquina inferior izquierda, escriba "Adjuntos". Es opcional incluir el nombre de todos los archivos adjuntos al final de la carta, pero es una buena práctica, especialmente si hay muchos de ellos. Esto le dará al destinatario una mejor idea de qué esperar y qué archivos necesita más.
Cómo utilizar recintos
Los recintos no se mencionan con frecuencia en el texto real, pero esto no es una regla difícil. Si los recintos se citan dentro de la carta comercial o memo, use el mismo método descrito para los adjuntos. Ejemplos de un recinto incluyen un curriculum vitae o una aplicación. Estos archivos se mencionan al final de la letra debajo del nombre impreso del firmante en el margen inferior izquierdo.
Use "Caja" para una caja y "Caja" para más de una. También es aceptable agregar el número total de elementos incluidos, como los Anexos: 4. Si se cita un documento en la carta pero no se lo adjunta, anote esto como "w / o Enclosures".
Formato de Gobierno Recomendado
En la correspondencia del gobierno, a veces se hace una diferenciación entre una carta comercial y una nota. Con las letras, se hace referencia a la cita como un "Recinto", mientras que las notas generalmente se refieren a ellos como "archivos adjuntos". Estos documentos a menudo se mencionan dentro del texto de acuerdo con una letra alfabética asignada, como "Adjunto A".
Enumere todos los archivos adjuntos o recintos, incluso si se necesita una segunda página para hacerlo correctamente, indicando "Archivos adjuntos: Página 2". Si un documento referenciado no está disponible, esto se indica al incluir "w / o encl". para que la parte receptora sepa que el documento no está disponible y, por lo tanto, no se adjunta. Consulte con entidades gubernamentales específicas para obtener información específica sobre la plantilla o directrices de formato único.
