Como propietario de un negocio, usted desea generar ingresos y brindar la mejor experiencia posible a sus clientes. Al mismo tiempo, está intentando mantener los costos bajos sin comprometer la calidad del producto. De esto se trata la eficiencia operativa. Si lo hace bien, su organización será más productiva, obtendrá mayores beneficios y obtendrá una ventaja competitiva.
Consejos
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La eficiencia operativa se refiere a los pasos que las empresas pueden tomar para racionalizar sus procesos centrales y optimizar el rendimiento del negocio.
¿Cuál es el significado de la efectividad operativa?
La eficiencia operativa, también conocida como efectividad operativa o productividad operacional, es una métrica utilizada por organizaciones de todo el mundo. Mide la salida de un negocio de cada unidad de entrada. "Salida" se refiere al servicio o producto que se ofrece, mientras que "entrada" es el tiempo, el trabajo, las personas y los costos que implica la producción de bienes y servicios.
Este concepto abarca las prácticas destinadas a mejorar los procesos de una empresa para que pueda ejecutarse de manera eficiente y brindar servicios consistentes y de calidad. No se trata solo de lograr sus objetivos, sino también de optimizar sus operaciones para ofrecer mejores productos a mejores precios y reducir los gastos innecesarios. Al maximizar la eficacia operativa, puede optimizar sus costos, automatizar procesos complejos y tener un acceso más rápido a la información dentro de su organización.
En una encuesta reciente de 400 empresas de TI, el 39 por ciento de los encuestados dijo que eran en su mayoría eficientes. Solo dos de cada 10 empresas calificaron sus operaciones actuales como muy eficientes. Aproximadamente el 36 por ciento estaba en el medio en términos de eficiencia. Casi la mitad dijo que administrar un negocio es más complejo que nunca debido a la gran cantidad de datos que necesitan para analizar y administrar. Algunos mencionaron los desafíos de las nuevas tecnologías y las crecientes demandas de los clientes.
La única forma de superar estos obstáculos y asegurar el éxito de su organización es priorizar la efectividad operativa. Esto puede ayudarlo a obtener una ventaja competitiva, ofrecer un mayor valor al cliente y fortalecer su marca. Además, dedicará menos tiempo a tareas y procesos repetitivos.
Dependiendo de su industria y tipo de negocio, hay varias formas de aumentar la eficiencia operativa. Por ejemplo, podría aprovechar las últimas tecnologías para agilizar la comunicación con el cliente. El software de gestión de la relación con el cliente, por ejemplo, puede ayudar a transformar los desafíos en oportunidades, lo que lleva a más ventas, mayores ingresos y una experiencia de cliente superior. Además, su equipo de recursos humanos y otros departamentos serán más productivos y obtendrán mejores resultados en menos tiempo.
Con este tipo de software, las empresas pueden unificar sus sistemas en un centro central y administrar sus operaciones diarias más fácilmente. Los programas como Salesforce cuentan con características avanzadas que permitirán a sus empleados analizar datos y convertirlos en información valiosa, seguir el camino del cliente y administrar las relaciones y ventas de los clientes de manera más efectiva. Al tener acceso a mejores datos, podrá enviar mensajes de marketing altamente específicos y llegar a un público más amplio al tiempo que reduce los gastos innecesarios.
La eficiencia operativa es primordial para su éxito. Puede liberar su tiempo, automatizar tareas extenuantes y reducir sus costos. También simplifica sus procesos y facilita el crecimiento y la rentabilidad adecuados. Sus empleados serán más productivos y aumentará la satisfacción del cliente. Esto se traduce en mayores ingresos y conocimiento de la marca.
Cómo medir la eficiencia
Este concepto se basa en la relación de salida a entrada. Por lo tanto, es necesario considerar ambos aspectos al medir la eficiencia operativa. Las métricas que utilizará dependen de sus objetivos a corto y largo plazo, la industria, el tamaño de la empresa y otros aspectos. Estos indicadores de rendimiento varían de una industria a otra.
Supongamos que tiene un centro de datos que es lo suficientemente grande como para dar cabida a más clientes. El problema es que su instalación no tiene suficiente energía eléctrica para atender a una gran base de clientes. Una forma de mejorar su eficiencia es instalar sistemas de refrigeración y equipos de eficiencia energética. A continuación, puede utilizar los ingresos por kilovatio hora y otras métricas para medir la efectividad operativa.
Otra métrica común es el ingreso por empleado. En este caso, el trabajo del empleado es la entrada. Puede medir la productividad del trabajo según la cantidad de ingresos que genere el trabajador promedio.
Un fabricante de automóviles con un ingreso de $ 1 millón por empleado, por ejemplo, es más eficiente operativamente que una compañía similar con un ingreso de $ 500,000 por trabajador. Sin embargo, este último puede mejorar esta métrica invirtiendo en nuevos equipos, acelerando su ciclo de diseño, aumentando los precios y así sucesivamente. Una empresa de TI, por otro lado, puede medir la eficiencia operativa en función de la satisfacción del cliente, el impacto en el negocio, la productividad, el ahorro de tiempo, el costo de adquisición del cliente y más.
Digamos que eres una agencia de marketing que quiere mejorar la adquisición de clientes. En este caso, puede medir la eficiencia operativa según la cantidad de clientes adquiridos en comparación con el costo por cliente. Las estrategias simples, como invertir en la optimización de motores de búsqueda, reducir el tiempo de conversión de clientes potenciales y orientar mejor sus anuncios pueden reducir los costos de adquisición de clientes. Básicamente, llegará a más prospectos y los convertirá en clientes de pago por menos.
La mayoría de las empresas dividirán sus gastos operativos por ingresos para calcular el índice de eficiencia básica. Esta relación puede aplicarse a su organización en su conjunto o a departamentos y áreas de operación específicos. Las métricas clave varían entre industrias y departamentos. Su equipo de ventas, por ejemplo, tendrá diferentes métricas de eficiencia operativa que su división de recursos humanos.
Asegúrese de que sus indicadores clave de rendimiento sean cuantificables y medibles. Comience por medir la entrada y luego calcule la salida. Determine qué desea medir y compare su relación de salida a entrada en función de los resultados anteriores o de su competencia. Los menores costos de insumos representan una ventaja. Entre dos compañías que producen la misma salida, la que usa menos insumos es más eficiente operativamente.
Suponga que tiene un número similar de visitantes al sitio web como su principal competidor. Está gastando alrededor de $ 10,000 por mes en anuncios pagados y SEO, mientras que su competidor no gasta más de $ 7,000. A pesar de tener resultados similares a los suyos, la empresa en cuestión es más eficiente porque utiliza menos recursos.
Al medir su eficiencia operativa, podrá determinar si se ha utilizado la cantidad correcta de recursos para entregar un servicio, producto o actividad. Este concepto no se trata solo de maximizar los beneficios y reducir los costos; También incluye la capacidad de retener clientes y mantener la calidad. Además, ayuda a identificar procesos y actividades que agotan el presupuesto de una empresa.
¿Cuál es la ecuación para calcular la eficiencia de una máquina?
Dependiendo de su industria, es posible que desee determinar el rendimiento y la eficiencia de su equipo. Si usted es un fabricante, por ejemplo, es importante saber cómo funcionan sus máquinas para que pueda decidir si debe comprar una unidad más nueva o mejorar su unidad existente. Una máquina más eficiente podría ahorrarle tiempo y dinero. Podrás producir más bienes en menos tiempo. Además, el costo por unidad puede disminuir.
La eficiencia de una máquina se puede medir utilizando una simple ecuación. Lo que debe hacer es dividir la salida de energía de la máquina por la entrada de energía y multiplicar el resultado por 100:
Eficiencia = salida de energía / entrada de energía x 100 por ciento
Con esta fórmula, determinará la eficiencia de una máquina expresada como un porcentaje. El resultado siempre será inferior al 100 por ciento debido a los residuos generados por las máquinas, como la pérdida de energía a través del calor perdido.
Supongamos que tiene una máquina que requiere 1,000 julios para funcionar, pero su producción de energía es de solo 500 julios. Si divide 500 por 1,000 y luego multiplica el resultado por 100, obtendrá un 50 por ciento, lo que representa la eficiencia de la máquina.
Sin embargo, puedes usar otras métricas también. Si tiene un sistema de producción de botellas que cuesta alrededor de $ 20,000 por mes, incluidos materiales, energía eléctrica y mano de obra, y produce botellas con un valor total de $ 30,000 por mes, su eficiencia es del 150 por ciento. Un sistema más nuevo que use menos electricidad y materiales será más eficiente incluso si produce la misma salida. Ya que estamos usando una variedad de métricas y no solo la energía consumida, el resultado puede exceder el 100 por ciento.
Cómo mejorar la excelencia operativa
A pesar de que los términos se usan indistintamente, la eficiencia operativa y la excelencia operativa no son lo mismo. Este último va más allá de la eficiencia, enfatizando la mejora continua. Implica la gestión continua de la complejidad de la organización y el ajuste de su estrategia empresarial para mantenerse al tanto de la competencia.
Piense en la excelencia de la organización como un paso clave en su viaje hacia un rendimiento empresarial óptimo. Este concepto implica cumplir y superar las expectativas de los clientes al mismo tiempo que mejora su cultura organizacional, sus operaciones y procesos diarios. También incluye los pasos necesarios para mitigar los riesgos, optimizar sus gastos y generar conciencia.
No importa cuán grande o pequeño sea su negocio, enfóquese en mejorar la eficiencia operativa y la excelencia. Esto lo pondrá en el camino del éxito y le dará una ventaja competitiva. Su empresa crecerá y prosperará, sus empleados serán más felices y más productivos y sus clientes volverán una y otra vez.
La mayoría de las organizaciones que se esfuerzan por lograr la excelencia organizacional están utilizando el Modelo Shingo para lograr sus objetivos. Descrita como una nueva forma de pensar, esta filosofía se basa en 10 principios clave. Busque la perfección, respete a cada individuo, piense de manera sistemática, garantice la calidad en la fuente y cree valor para el cliente.
Según el modelo Shingo, cada individuo tiene potencial y puede aportar valor a una organización. Como empleador, no es suficiente tener respeto por su equipo. También debe mostrar respeto a sus socios, empleados, proveedores, clientes y la sociedad. Cuando las personas se sienten apreciadas, se involucran y ponen más esfuerzo en su trabajo.
Por ejemplo, puede proporcionar sesiones de capacitación para sus empleados y animarlos a desarrollar nuevas habilidades. Haga una lluvia de ideas y hágales saber que está abierto a cualquier sugerencia que puedan tener. Recompense su duro trabajo y respete su tiempo libre.
Otra cosa que puede hacer para lograr la excelencia operativa es mejorar continuamente sus procesos. Busque soluciones a largo plazo en lugar de soluciones temporales e invierta en tecnologías y equipos que puedan optimizar su trabajo.
Priorizar la innovación dentro de su organización. Busque nuevas oportunidades, experimente con nuevas ideas y tome riesgos calculados. Piense sistemáticamente y dé un paso a la vez para que pueda determinar qué funciona y qué no funciona sin el temor al fracaso.
Ahora que conoce la importancia de la eficiencia y la excelencia para el éxito empresarial, tome las medidas necesarias para que su organización prospere.Céntrese en la mejora continua, enfatice la satisfacción del cliente y muestre a sus empleados que usted se preocupa por ellos y aprecie sus esfuerzos.
Proporcione a su equipo un acceso constante a la información e invierta en nuevas tecnologías para facilitar el trabajo. Recuerde, no puede brindar un servicio al cliente de clase mundial y alcanzar el máximo rendimiento si sus empleados carecen de los recursos necesarios para trabajar de manera eficiente. Utilice un sistema unificado para compartir información entre departamentos, fomentar la innovación y centrarse en lograr un crecimiento sostenible a largo plazo.
