Un procedimiento es como una receta: un conjunto de instrucciones que establecen claramente quién hace algo, cuándo debe hacerse, cómo se hace y cuál debe ser el resultado. Liste cada paso en el orden en que debe completarse. Compile múltiples procedimientos en un manual que esté organizado por descripción del trabajo, departamento, función o cualquier orden que haga que la información sea más accesible para los usuarios del manual. No confunda las políticas con los procedimientos. Las políticas son reglas o declaraciones de posición; Los procedimientos son los que siguen las personas para llevar a cabo las políticas.
Artículos que necesitarás
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Documentación existente que puede ser material de recursos.
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Expertos en la materia que saben realizar los procedimientos.
Decidir qué procedimientos documentar. Dos métodos para elegir el contenido de su manual son encuestar a los posibles usuarios del manual para averiguar qué tareas necesitan aclarar o más información, o puede preferir hacer una lista de problemas operativos que pueda resolver con procedimientos claramente definidos.
Recopilar información. Una persona que ya realiza la tarea es su mejor recurso a menos que esté creando procedimientos desde cero. Observe a la persona que realiza la tarea y tome notas, o pídale que escriba por usted todos los pasos involucrados en la tarea, así como los consejos o advertencias aprendidos a través de la experiencia.
Establece el diseño de tu manual. Un formato de dos columnas hace que los procedimientos sean claros y fáciles de leer. Titule cada página con el nombre del procedimiento, y coloque debajo del título una lista o párrafo de cualquier hecho que no esté dentro de un paso, como la frecuencia con la que se realiza el procedimiento y consejos o advertencias. El procedimiento debe seguir después de eso en una tabla de dos columnas.
Escribe un borrador. En la columna de la izquierda, indique la persona responsable del procedimiento. En la columna de la derecha, enumere en orden los pasos que realiza esa persona. Si el procedimiento involucra a varias personas, todos deberían poder ver claramente dónde encajan en el proceso y qué deben hacer.
Probar los procedimientos. Consiga a alguien que no esté familiarizado con los procedimientos para seguirlos del borrador. Es importante usar a alguien sin experiencia, para que no tome ningún atajo habitual o pase por alto puntos poco claros que otros lectores no entenderían.
Revisa el borrador. Aclare, agregue, elimine y reorganice los pasos hasta que los procedimientos puedan ser seguidos por cualquiera que lea el manual.
Publicar el manual. Incluya una tabla de contenido para que los lectores puedan localizar rápidamente los procedimientos. Agregue un glosario que defina cualquier terminología que sea poco común o específica para su industria.
Consejos
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No uses la variación de palabras elegantes para animar la escritura. Un "widget" es un widget cada vez, no un "elemento" o un "dispositivo". Describir las cosas constantemente puede ser repetitivo, pero mejora la claridad para los lectores.
