Las organizaciones sin fines de lucro deben demostrar constantemente de dónde provienen, a dónde van esos fondos y qué porcentaje se usa para trabajo caritativo. Si bien no existen requisitos oficiales para una auditoría sin fines de lucro, la mayoría de las organizaciones requieren auditorías en sus estatutos. La auditoría anual es un componente esencial para cerrar el año fiscal y mostrar que la organización sin fines de lucro gastó el dinero donado de acuerdo con la misión de la organización.
Definición de auditoría
Una auditoría revisa y verifica los libros financieros de una organización. Las auditorías se asocian con mayor frecuencia con el IRS y los impuestos, pero las organizaciones sin fines de lucro realizan auditorías a través de un contador capacitado o CPA. Una auditoría verifica los depósitos con cheques y comprobantes de depósito, verifica recibos y reembolsos de gastos, y concilia los estados de cuenta bancarios. La auditoría proporciona una manera para que una organización sin fines de lucro mantenga la transparencia en sus métodos de gasto y el uso de donaciones.
El equipo
El tesorero mantiene los libros de cualquier organización sin fines de lucro con otros miembros de la junta como co-firmantes de cheques. Algunas firmas requieren que los secretarios financieros categoricen todos los depósitos de acuerdo con la forma en que se designan las donaciones para depositar los fondos. Una tercera persona, el auditor, está familiarizada con la organización pero no puede participar en la administración del dinero. El auditor realiza la auditoría real y requiere aportaciones del tesorero y del secretario financiero.
Dinero entrante
Para los ingresos, la auditoría revisa los procedimientos para garantizar que se utilice un sistema de dos personas para contar el efectivo con precisión y depositarlo en las subcuentas correctas. Dado que el dinero puede ser donado o otorgado para fines específicos, los fondos deben clasificarse en el recibo.
Los gastos
El auditor confirma que los gastos son legítimos. El auditor usa las actas de las reuniones y los presupuestos aprobados para confirmar que todo el dinero gastado recibió la autorización adecuada. El auditor revisa los recibos de gastos provistos por cualquiera que use sus propios fondos para comprar algo para un presupuesto específico. Todos los recibos deben ser iguales al dinero reembolsado según lo aprobado por la junta. Las organizaciones sin fines de lucro deben tener una política de libro abierto, para que cualquiera pueda examinar los gastos y hacer preguntas. La auditoría muestra el rastro del dinero con la validación.
Cierre del año fiscal
Para cerrar los libros contables del año fiscal, el auditor usa los registros de ingresos y gastos para crear un balance anual con el mayor detalle posible. El auditor concilia los estados de cuenta bancarios para determinar los cheques pendientes y determina los fondos anticipados adicionales que aún no han llegado. Una subvención que se otorgó pero no se financió durante el año fiscal es un ejemplo de los ingresos que aún no han llegado a los libros pero forman parte del año fiscal.
Auditoria de impuestos
Por supuesto, el IRS puede auditar a una organización sin fines de lucro aunque esté exenta de impuestos. Cuando el IRS audita, busca elementos específicos, como una proporción de 3: 1 de trabajo caritativo a esfuerzos de recaudación de fondos. Lo que esto significa es que para cada recaudador de fondos, una organización debe hacer al menos tres campañas de donación de acuerdo con su misión estatutaria.
