Si está trabajando en el espacio de negocio a negocio, es probable que deba desarrollar una propuesta de negocio o una carta de propuesta en algún momento. Este es un documento que se utiliza para ofrecer los productos o servicios de su organización a un posible cliente en función de parámetros definidos como alcance, costo, cronograma y presupuesto.
¿Qué es una propuesta de proyecto? También conocido como una propuesta comercial o carta de propuesta, este documento generalmente tiene un formato específico con ciertos requisitos que varían según su sector. Sin embargo, el objetivo principal de una carta de propuesta es siempre demostrarle a la perspectiva cómo su empresa puede ayudar a resolver los problemas que enfrentan.
¿Qué es una carta de propuesta?
Las cartas de las propuestas pueden ser solicitadas por un negocio o no solicitadas. La solicitud puede ser tan simple como un prospecto que solicita una propuesta después de una llamada de ventas o puede ser un proceso formal llamado RFP o solicitud de propuesta. Este proceso generalmente implica que varias organizaciones envíen propuestas competitivas para ganar el negocio del prospecto. Según la industria y el tipo de RFP, la propuesta deberá cubrir los requisitos específicos descritos por el prospecto.
Al tratar con propuestas no solicitadas o solicitudes informales, no hay pautas formales que deba seguir. Sin embargo, es importante elaborar un documento que responda a las preguntas que su prospecto pueda tener de manera clara y concisa. Si bien es posible que no existan requisitos formales en estos casos, sigue siendo vital seguir una estructura lógica y cubrir los aspectos críticos de su negocio y cómo resuelve los problemas con los que se enfrenta la perspectiva.
Una propuesta comercial o carta de propuesta debe incluir los siguientes criterios, independientemente de la industria y el proceso:
- Carta de presentación
- Pagina del titulo
- Tabla de contenido
- Resumen ejecutivo
- Una visión general del problema que enfrenta la perspectiva
- Las metas u objetivos de la propuesta.
- ¿Qué hace que su organización califique para manejar el problema?
- Ámbito, incluyendo el precio y la línea de tiempo.
- Una llamada a la acción
- Información del contacto
Realice una investigación antes de comenzar su propuesta
Antes de comenzar a escribir, es importante reunir toda la información pertinente en un solo lugar. Trate de averiguar quién leerá la propuesta y si él es quien toma las decisiones. Adapte su propuesta a su audiencia, asegurándose de proporcionar toda la información que buscarán.
Averigüe qué tipo de dolor apunta la perspectiva. Establezca la forma en que su organización se adapta mejor para resolver sus problemas en comparación con su competencia. Enumere los elementos que lo diferencian de empresas similares con las que el prospecto puede estar hablando.
Averigüe si el prospecto tiene un presupuesto o un cronograma en mente, y asegúrese de que sus recursos internos estén alineados para cumplir con esos requisitos. Una vez que haya seleccionado cuál de sus ofertas será la más útil para su prospecto, deberá calcular sus gastos internos antes de asignarles un precio.
Proporcionar el alcance del proyecto
Esbozar el alcance del proyecto es un componente importante del formato de redacción de propuestas. Tener esta información clave escrita le da una ventaja al escribir su propuesta. Tómese un tiempo para redactar los detalles clave del alcance. El primer elemento es determinar quién hará el trabajo dentro de su organización, quién administrará el proceso y quién será el principal punto de contacto para su cliente.
A continuación, deberá establecer qué debe hacerse exactamente para ayudar al cliente a gestionar sus puntos débiles. Describa los pasos que tomará su organización y el proceso que utilizará para resolver los problemas de la perspectiva. También debe enumerar las métricas que usará su organización para medir el éxito del resultado.
Finalmente, describa el cronograma con el mayor detalle posible, brindando los hitos que su empresa alcanzará para completar el proyecto en la fecha que ha propuesto. Sea generoso al estimar su línea de tiempo, teniendo en cuenta cualquier problema impredecible que pueda surgir. Esto es para proporcionarle a su prospecto una cuenta realista de lo que puede entregarles.
Comience con la introducción y resumen ejecutivo
La introducción de su carta de propuesta debe incluir información sobre su empresa y marca, con algunos antecedentes sobre quién es usted y qué hace. Si escribe cartas de propuesta con frecuencia, es posible que desee desarrollar un texto de repetición sobre su empresa que pueda reutilizar cada vez.
El resumen ejecutivo debe incluir los puntos pertinentes de su propuesta. Si bien no debe tratar de resumir todos los aspectos del documento, incluya información sobre por qué su empresa es adecuada para el trabajo y cómo ayudará a administrar los puntos débiles del posible cliente.
Desarrollar el Cuerpo de la Propuesta.
El cuerpo de la propuesta debe incluir los detalles del problema que enfrenta su prospecto. Para demostrar su comprensión de sus problemas, analice los aspectos específicos de su paisaje y las dificultades que ven a diario. Esto ayuda a mostrar a tus prospectos que estás bien versado en las áreas que les interesan.
Describe los objetivos de tu propuesta. Esto será principalmente para mostrarle la posibilidad de que usted quiere ayudarlos con sus problemas comerciales a través de los productos o servicios que ofrece. Proporcione detalles sobre qué hace que su empresa sea diferente de sus competidores y por qué está mejor preparado para trabajar con el prospecto que ellos. Esto puede incluir hablar sobre otras organizaciones con las que ha trabajado, mostrar ejemplos de proyectos anteriores y proporcionar detalles sobre su conocimiento y experiencia.
Proporcionar especificaciones y suposiciones
Incluya el alcance que ha descrito con precios y horarios específicos. Es posible que su empresa no conozca todos los detalles de los requisitos del cliente potencial, por lo que es posible que tenga que asumir un par de cosas, como su presupuesto interno y las restricciones de la línea de tiempo. Puede incluir esos supuestos dentro de la propuesta e incluso proporcionar un par de opciones. Por ejemplo, puede proporcionar estimaciones para un plazo de cuatro semanas, un plazo de seis semanas y un plazo de ocho semanas, con los precios correspondientes para cada línea de tiempo.
Cerrar con un argumento fuerte
Su conclusión para la carta de propuesta debe incluir un resumen rápido de la información que ha proporcionado a la perspectiva. Agradézcales por tomarse el tiempo para considerar la propuesta que ha presentado y bríndeles información sobre qué hacer a continuación. Es fundamental incluir un llamado a la acción en su propuesta de negocio. Esto puede incluir llamarle para discutir la propuesta o establecer una reunión para firmar el acuerdo. Finalmente, incluya información sobre cómo pueden contactarlo, con un par de opciones como correo electrónico, teléfono y sitio web.
Siga las mejores prácticas
Para que su carta de propuesta sea más efectiva, envíe una documentación de respaldo. Esto puede incluir estudios de casos de sus clientes anteriores, testimonios de clientes satisfechos y hojas de cálculo con estadísticas que muestran su tasa de éxito.
Asegúrese de escribir su propuesta en el membrete de la empresa y haga que la diseñe un diseñador gráfico si tiene los recursos disponibles para usted. Prestar atención al elemento visual puede ayudar a su empresa a diferenciarse de las propuestas competitivas que puede recibir el prospecto.
No te olvides de hacer un seguimiento
Si bien no forma parte directamente del documento de la carta de propuesta, uno de los elementos clave para enviar una propuesta es hacer un seguimiento con la perspectiva. Llame o envíe un correo electrónico a su prospecto después de unos días de enviar la carta de propuesta para averiguar si tienen alguna pregunta o comentario sobre el documento. Ofrezca aclarar cualquier elemento sobre el cual puedan necesitar más información. Al hacer un seguimiento, ayudas a cultivar una relación fuerte con el prospecto.
