Un Informe Después de la Acción (AAR) es una excelente herramienta para evaluar proyectos de equipo una vez que se hayan completado. Este tipo de informe puede ser muy corto o bastante largo, dependiendo del alcance y el calendario del proyecto que se analiza, pero sin importar la duración, el informe siempre tiene el mismo propósito: evaluación y mejora.
¿Qué es un AAR?
Simplemente, es una forma de reflexionar sobre un proyecto después de su finalización. Compartir los resultados de su proyecto, tanto positivos como negativos, puede ayudar a los futuros equipos a realizar sus propios proyectos y evitar los inconvenientes que encontró en el camino. El objetivo es maximizar el aprendizaje de su trabajo para que no cometa los mismos errores dos veces. Cada miembro del equipo debe contribuir a la AAR; cada voz cuenta
Qué incluir en un AAR
Idealmente, un grupo trabajará en un AAR como un equipo. Después de que se haya completado un proyecto, el equipo debe reunirse lo antes posible para revisar lo que salió bien, lo que salió mal y lo que podría mejorarse. Estas son algunas de las preguntas que se deben hacer y responder para un AAR:
- ¿Qué se suponía que se lograría con este proyecto?
- ¿Qué se logró realmente?
- ¿Por qué hay diferencias?
- ¿Qué aspectos del proyecto funcionan?
- ¿Qué no funcionó y por qué?
- ¿Qué cambiarías si tuvieras una segunda oportunidad?
Las primeras tres preguntas establecen qué sucedió realmente durante la ejecución del proyecto y aseguran que todos los miembros del equipo estén de acuerdo. Las últimas tres preguntas le dan al equipo la oportunidad de reflexionar sobre el valor del proyecto y decidir qué necesita mejorar.
Ejemplo de un AAR
Imaginemos que a un equipo de tres miembros en una sociedad humana se le encomendó la tarea de comenzar un boletín electrónico semanal. Tardaron tres meses en encontrar una plataforma, desarrollar ideas de contenido y escribir los dos primeros boletines. Ahora se han reunido para evaluar el proyecto y redactar un AAR para su gerente. Esto ayudará al equipo a evaluar si se deben realizar cambios en el futuro. También le dará al gerente una idea del estado y el éxito del proyecto hasta el momento.
Resumen del proyecto:
Tuvimos la tarea de desarrollar y lanzar un boletín semanal por correo electrónico para la sociedad humana. Después de investigar diferentes plataformas de creación de contenido y boletines por correo electrónico, elegimos X porque no era caro pero satisfacía nuestras necesidades. Nuestra lista de correo electrónico inicial consta de 5,000 nombres que reunimos en el evento comunitario este verano.
Hicimos una lista de los tres temas que planeamos cubrir cada semana en nuestro boletín informativo: Mascotas para adopción, Cuidado de sus mascotas y Enfoque de mascotas. Debajo de cada tema, tendremos una historia corta y fotos. Debido a que el propósito principal del boletín informativo es aumentar las tasas de adopción, hemos adaptado nuestros temas a esta necesidad.
Hemos escrito dos boletines completos y los hemos enviado a los 5,000 suscriptores a nuestra lista de correo electrónico. En la última semana, las adopciones han aumentado un 5 por ciento como resultado directo.
Áreas de mejora
- Necesitamos pedirle a otro miembro del equipo que copie y edite cada boletín porque se omitieron los errores.
- Queremos mejorar la calidad de la foto y planeamos incluir una cámara en nuestro presupuesto.
- Planeamos crear una encuesta oficial para los adoptantes con el fin de verificar si el boletín es la causa del aumento de las adopciones. Basamos nuestra evaluación solo en el boca a boca.
Como puede ver, este AAR es bastante corto pero describe lo que se ha logrado, así como las áreas específicas para mejorar. Este AAR se entregaría al gerente para futuras consultas y revisiones.
