Evaluar la efectividad y la eficiencia de sus proveedores es tan importante para la operación de su negocio como llevar a cabo revisiones anuales de desempeño de los empleados. Tome este paso para examinar críticamente los niveles de rendimiento, ya que pertenecen a elementos clave de las responsabilidades de un proveedor. Esto le ayuda a determinar si el acuerdo contractual que tiene con sus proveedores se está cumpliendo de acuerdo con sus expectativas o con las necesidades de ajustes para ser más eficiente.
Discutir las expectativas
Al inicio de una relación con el proveedor, se deben delinear las expectativas para que ambas partes entiendan lo que la otra está buscando en los términos del acuerdo. Los elementos clave a considerar incluyen la puntualidad en la entrega, la disponibilidad de suministros de fuente de producto, la amabilidad, la flexibilidad del proveedor y la relación precio-beneficio. Del mismo modo que puede establecer objetivos y mediciones con un empleado, considere algo similar para el proveedor, como un conjunto escrito de expectativas de desempeño que puede medir y discutir en una futura evaluación de contrato.
Rendimiento de la pista
Cree una hoja de cálculo con encabezados como entrega a tiempo, calidad del producto o servicio y relación con otros en su negocio, como personal de almacén o entrega o personal administrativo.Incluya categorías relacionadas con la facilidad de contacto del proveedor, la frecuencia con la que ocurren los errores, si el proveedor va más allá para asegurarse de que cumple con todas sus expectativas y si surgen problemas de rendimiento durante el curso del contrato que requieren atención. Actualice la hoja de cálculo cada vez que se realiza un pedido o se realiza una entrega para realizar un seguimiento del rendimiento.
Evaluación Sit-Down
Cuando sea el momento de renovar su contrato con el proveedor o renegociar su acuerdo, solicite una reunión personal para reunirse y discutir los detalles de su relación de trabajo. Consulte la hoja de evaluación de desempeño y exponga sus inquietudes, ofrezca felicitaciones o solicite ajustes cuando sea necesario. Por ejemplo, “tres veces el año pasado tuvimos envíos que resultaron en horas extras para nuestro personal de almacén. Dos veces, las órdenes estaban equivocadas y tenían que devolverse, y una secretaria a menudo tenía que hacer numerosas llamadas para contactarlo cuando necesitábamos hacer un cambio de último momento ".
Discutir cambios futuros
Dependiendo de los comentarios que reciba de su proveedor, puede optar por continuar su relación con las expectativas recientemente establecidas o puede optar por cambiar de proveedor porque la relación existente ya no es una buena opción. Si el proveedor es parte de una organización más grande, es posible que desee involucrar al supervisor directo del proveedor en la conversación como parte del proceso. Es posible que se le proporcione una persona diferente para trabajar o la compañía puede estar dispuesta a reducir costos, otorgar créditos o compensar cualquier problema de desempeño deficiente. Si tiene contratistas estelares que trabajan como proveedores, transmita comentarios positivos sobre su desempeño y la confiabilidad general de la compañía.
