Los proveedores (a menudo llamados proveedores) son personas o empresas que suministran materias primas, productos terminados o servicios a otra empresa o negocio. Para mantener procedimientos de compra efectivos, los oficiales de adquisiciones y los dueños de negocios deben revisar periódicamente su lista de proveedores activos para asegurarse de que la compañía esté obteniendo el precio correcto y el servicio correcto. La información contenida en una revisión del desempeño del proveedor se puede usar como un estándar de medida para evaluar nuevos proveedores potenciales o se puede usar como un caso de negocios para cambiar de proveedor. Una revisión también se puede compartir con un proveedor con el fin de mejorar el rendimiento o como una recomendación para otros clientes potenciales del proveedor.
Identifique al proveedor por nombre, dirección de la empresa y número de teléfono. Esto puede aparecer como un encabezado o simplemente puede estar contenido en el primer párrafo. Si la compañía tiene más de una oficina o departamento, asegúrese de identificar el departamento específico que abastece a su compañía. También proporcione información sobre su gerente de cuenta u otro contacto dentro de la organización. Si hay más de un contacto, enumere todos los contactos importantes, así como sus funciones.
Explique la relación entre sus empresas. Enumere los productos o servicios que el proveedor vende a su empresa. Estado en que comenzó la relación. Lista de precios para artículos y servicios comprados regularmente. Explique todas las garantías y términos de facturación del estado. Cuantifique la importancia del proveedor para su departamento de compras en términos de cuánto compra de él en comparación con otras compañías. Indique cuánto gasta anualmente con el proveedor y, para productos, indique cuántas unidades de producto compra cada año. Para relaciones continuas, puede comparar el volumen de compra para este período con el volumen de compra para períodos anteriores.
Evaluar el desempeño del proveedor. Incluya información sobre el tiempo de entrega, la calidad de la entrega, la gestión de problemas, la capacidad de respuesta del personal del proveedor, los términos, las garantías y el precio. Compare el rendimiento real del proveedor con el rendimiento prometido. Además, compare el desempeño real de su proveedor con el desempeño estándar de la industria (si puede encontrar esta información). Si está evaluando a un proveedor por primera vez, y el proveedor reemplazó a un proveedor anterior, evalúe al nuevo proveedor con el anterior.
Indique su opinión, respaldada por los hechos incluidos anteriormente, sobre si continuar la relación o encontrar un nuevo proveedor. Incluye los pros y los contras de cada curso de acción.
Consejos
-
Cite ejemplos específicos de buen o mal servicio siempre que sea posible.
Siempre feche su documento y fírmelo para que usted (o futuros empleados) sepa cuándo se realizó la evaluación y quién lo hizo.
Utilice datos específicos y comprobables siempre que sea posible. "La Compañía X es más barata que la Compañía C" es menos informativa que "La Compañía X cobra un 10 por ciento menos que la Compañía C por un widget de cuatro puntas".
Advertencia
Nunca considere recompensas personales (como regalos, entradas a eventos o comidas) al evaluar el desempeño de un proveedor.
