Crear la factura es la parte fácil, solo tiene que decidir algunos diseños y asegurarse de etiquetar todo correctamente. La parte difícil de un estado de cuenta es cómo los archivará, mantendrá un registro de ellos y asegúrese de cobrar el dinero que se le debe. Un sistema organizado es la mejor manera de realizar un seguimiento y, desde el principio, avisar a sus clientes que se incurrirá en un cargo tardío después de 30 días.
Artículos que necesitarás
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Computadora
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Papel
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Bolígrafo
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Notas
Elija un programa en el que se sienta más cómodo para crear una factura. Algunos programas como Quick Books ya tienen programas de factura instalados. En Microsoft Word y Excel tienen plantillas o puedes crear las tuyas. Encuentra el programa que sea más fácil para ti para maniobrar y organizar.
Cree un sistema de numeración que hará un seguimiento de las facturas de sus clientes. Simplemente use números a partir de 100, o use una combinación de letras y números. Asegúrese de que podrá hacer que cada factura tenga su propio número único para fines de seguimiento. Ponga este número en la esquina superior derecha de su factura si está creando el suyo propio.
Ponga la fecha en que está creando la factura directamente debajo del número de factura. Ese es el reloj de tiempo para el vencimiento de la factura.
Cree un encabezado que tenga el nombre, la dirección y el número de teléfono de su empresa. Asegúrese de que le guste porque necesita usar el mismo encabezado para cada resumen de facturación. Coloque su encabezado debajo del número de factura y la fecha, y céntrelo.
Escriba dos líneas debajo del encabezado "Cliente" y escriba el nombre de la persona o compañía para la que trabajó. Agregue cualquier otra información sobre el cliente que pueda tener, como su dirección y número de teléfono a su nombre. Haz esta izquierda alineada.
Haga cinco columnas debajo del nombre de los clientes. Realice encabezados para las columnas en el siguiente orden: Fecha, Servicio, Precio, Cantidad (Cantidad) e Cantidad. Puede agregar una sexta columna para el envío si lo necesita.
Crea al menos 10 filas debajo de los encabezados de columna. Para cada servicio, complete la fecha en que se realizó, detalle qué tipo de servicio fue, cuánto cuesta hacer ese servicio, cuántas veces se hizo ese servicio en esa fecha y cuánto totalizó ese día.
Agregue cinco filas pequeñas a la derecha debajo del gráfico existente para alinearse con Cantidad y Cantidad. En la columna de la izquierda, 10 filas debajo de Cantidad, deben aparecer las etiquetas, Envíos, Impuestos, Créditos, Intereses y Total.
Complete los números totales para cada una de esas cinco cosas en la columna derecha, 10 filas debajo de Cantidad. En el derecho de envío de la columna, ingrese la cantidad que costará enviar algo. En la columna derecha de impuestos, escriba cuánto se debe en impuestos. En la columna a la derecha de acreditado, complete cuánto ha pagado el cliente por esta factura. En la columna a la derecha de interés, ingrese la cantidad de interés que se le debe a usted debido a que el cliente se retrasó en el pago. Y luego, en el recuadro total, calcula el total completo.
Consejos
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Haga una nota en el resumen de facturación de a quién debe enviar un cheque, y si pueden llamar y realizar un pago con una tarjeta de crédito. Tome nota e incluso resáltelo, que si la factura no se paga dentro de los 30 días de la fecha de facturación, se agregará un cierto porcentaje de interés a la factura. Registre cada factura enviada de forma sencilla por número o por el apellido del cliente, de modo que podrá hacer referencia fácilmente si llaman.
