La gestión de proyectos es una disciplina que implica planificar, organizar y supervisar un proyecto dentro de las limitaciones de tiempo, presupuesto y recursos asignados para ello. Los proyectos comienzan definiendo una meta basada en una necesidad demostrada, y concluyen con la demostración de que la necesidad ha sido satisfecha efectivamente por el proyecto y la meta alcanzada. Para ello, el proyecto se guía a través de las etapas de definición, planificación, ejecución y entrega.
Definición
La fase de definición es la primera y a veces se la denomina fase de iniciación. En esta fase, el gerente del proyecto es contratado o designado, y luego selecciona un equipo. Durante esta fase, la necesidad de ser satisfecha por el proyecto se define cuidadosamente. Se consulta a las personas afectadas por el problema, se discuten las necesidades y se debaten las soluciones. La documentación temprana del proyecto también se genera durante esta fase. Esto generalmente implica una justificación de caso de negocio para el proceso, una descripción general del proyecto y la definición de hitos. Los hitos son puntos en los que se mide el proyecto para asegurar que esté en el buen camino.
Planificación
Durante la fase de planificación, los pasos individuales en el proyecto se definen desde el principio hasta el final. Se definen objetivos clave como objetivos específicos, beneficios comerciales y objetivos del proyecto; También se define la gobernanza o estructura de gestión del proyecto. La estructura de gestión en este caso implica definir quién es responsable de qué y quién informa a quién. La definición cuidadosa de los pasos del proyecto, los entregables y la estructura de gestión desde el principio es importante para que la responsabilidad y la capacidad de medición puedan mantenerse a lo largo del proceso y los conflictos se puedan resolver rápidamente.
Ejecución
La fase de ejecución del proyecto suele ser la fase más larga de la gestión del proyecto. Como su nombre lo indica, es durante esta fase que se lleva a cabo el trabajo real en el proyecto. Mientras el trabajo está en curso, los gerentes de proyecto están monitoreando el progreso, probando el trabajo terminado y los prototipos, y cualquier problema que surja se resuelve. A medida que la fase de ejecución avanza hacia su finalización, los grupos que se ven afectados por el proyecto son informados e involucrados en el proyecto para asegurar que se cumplan los objetivos, responder a cualquier pregunta que surja y producir la documentación requerida, como los manuales.
Evaluación y Cierre
La fase final del ciclo de vida de la gestión del proyecto se conoce como la fase de evaluación o cierre. Es durante esta fase que se presenta y analiza el proyecto terminado para determinar si fue o no un éxito. Esta es también la fase de aprendizaje. Se lleva a cabo un informe sobre el proyecto general en beneficio de proyectos futuros. Cualquier problema que surja se discute junto con las lecciones aprendidas y las posibles formas de que las cosas se puedan hacer mejor la próxima vez. Un informe final y un aviso de cierre del proyecto normalmente se envían a la gerencia en este momento.
