Como empleador, usted es responsable de enviar las declaraciones de impuestos W-2 a cada empleado a más tardar el 31 de enero. Mantener sus copias W-2 archivadas durante varios años protege contra reclamos que no los envió a tiempo y sirve como defensa en una auditoria.
Requisitos de mantenimiento de registros
El Servicio de Impuestos Internos puede auditar la declaración de impuestos de una pequeña empresa hasta tres años después de la presentación, según el sitio web legal Nolo. El IRS alienta a los propietarios de negocios a conservar todos los documentos fiscales, incluidos los formularios W-2, durante al menos cuatro años después de la presentación. Nolo ofrece una sugerencia aún más conservadora de mantener registros durante al menos seis años después de la presentación.
Razones para mantener
Además de usar las declaraciones W-2 como documentación en una auditoría, usted debe guardarlas en caso de que los empleados declaren que no recibieron una copia. Se ordena a los empleados que se comuniquen con usted si no reciben un formulario W-2 dentro de las dos semanas posteriores a la fecha límite del 31 de enero. En ese momento, es posible que deba enviar otra copia. También debe conservar copias de sus declaraciones de impuestos comerciales, incluidas las declaraciones por las que informó los ingresos de los empleados, durante al menos seis años.
