Los planes de comunicación eficaces agregan valor a las organizaciones y, a menudo, marcan la diferencia entre el éxito y el fracaso de los programas. Pero, ¿qué es un plan de comunicación efectivo? La comunicación se define como "un proceso mediante el cual la información se intercambia entre individuos a través de un sistema común de símbolos, signos o comportamiento". La planificación efectiva de la comunicación ayuda a superar los obstáculos creando un lenguaje común y enmarcando el mensaje. Estos planes ayudan a organizar una jerarquía de mensajes clave y a identificar los detalles específicos de su audiencia en términos de tiempo y entrega.
Plan de comunicación efectiva
Los planes de comunicación eficaces preparan el escenario para gestionar el mensaje, lograr resultados y medir el éxito. Los planes identifican los conceptos básicos de quién, qué, dónde, por qué y cómo para cualquier proyecto, programa o empresa de comunicación. Crear un plan lo obliga a pensar en sus objetivos y anticipar las reacciones, incluidas las barreras, antes de hacerlo público. Un plan de comunicación también enfoca sus esfuerzos al proporcionar contexto, establecer prioridades y desarrollar la alineación. Le permite desarrollar un mensaje coherente que genere impulso y se adapte a los medios utilizados.
Construyendo el plan
Si bien los planes de comunicación varían en tamaño, según su alcance y propósito, algunos componentes clave incluyen: Analizar la situación. ¿Cuál es el problema o la oportunidad que existe? ¿Cómo está cambiando la industria o la empresa? ¿Estás lanzando algo nuevo? ¿Tienes datos de investigación o encuesta? ¿Es esta una situación de emergencia o crisis? ¿Son relevantes los factores económicos o políticos? ¿Cuál es la historia? Identificar la audiencia primaria y secundaria. ¿Cuál es el tamaño de su audiencia? ¿Cuál es su conocimiento de la situación? ¿Cómo se efectuarán? ¿Son receptivos? Agiliza el mensaje. ¿Por qué necesitan este mensaje? ¿Estás influenciando a tu audiencia? ¿Pedirles que actúen? ¿Se resistirán? ¿Hay capas en el mensaje? Determinar la distribución. ¿Cómo llegarás a tu audiencia? ¿Pueden los grupos ayudarte a comunicar este mensaje? ¿Qué medio encaja con tu mensaje? ¿Qué tan rápido necesita salir? ¿Cuál es la preferencia de tu audiencia? Fijar metas. ¿Qué estás intentando lograr? ¿Cómo sabrás si lo logras? ¿Es medible? ¿Cuánto tiempo debe tomar? ¿Cual es tu presupuesto? Medir los resultados. ¿Lograste tus metas? ¿Hay pasos siguientes necesarios? ¿Necesita medir durante un período de tiempo?
Tipos de planes de comunicación
Dependiendo de su negocio, los planes de comunicación generalmente se encuentran en varios niveles de la organización. Desde un punto de vista corporativo, el plan se enfoca en la visión, misión y estrategias del negocio. También podría incluir la marca de la organización en general. A nivel de producto, los planes de comunicación pueden ayudar a lanzar un producto, ampliar una línea de productos, crear una marca o aumentar la participación de mercado. El grupo de relaciones públicas busca lo que es noticia y cómo usar los medios para llegar a múltiples mercados. También puede incluir comunicaciones de crisis, así como relaciones con la comunidad. En recursos humanos, la atención se centra en la comunicación de los empleados. ¿Cómo podemos transmitir información a nuestros empleados sobre estrategias, programas, cambios y capacitación? Para las relaciones con los inversores, el objetivo es ganar interés financiero en la compañía, construir una reputación en esa comunidad y aumentar las calificaciones.
Sacar la palabra
Con el crecimiento de los medios, los comunicadores tienen muchas opciones, pero conocer a su audiencia es fundamental. Pregunte a sus mercados qué usan con frecuencia. Determine lo que su mensaje requiere. ¿Es urgente? ¿Necesita comentarios? ¿Estás construyendo una comunidad? Cada uno de estos conduciría a un sistema de distribución diferente. En muchos casos, se necesita más de un vehículo de comunicación para garantizar que el mensaje llegue a su mercado. Los canales de distribución comunes incluyen: Correos electrónicos Reuniones Redes sociales (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Sitios web / blogs Boletines / periódicos Presentaciones Comunicados de prensa Cartas Publicaciones Manuales Folletos Televisión Radio Videos Webinars / webcasts Sesiones de capacitación
Bloques de ruta para planes de comunicación eficaces
Un factor clave en la comunicación ineficaz es la diferencia en cómo hablamos, leemos y pensamos. Hablamos a aproximadamente 100 palabras por minuto, leemos aproximadamente 200 palabras por minuto, pero nuestros pensamientos funcionan a más de 500 palabras por minuto. Eso significa que podemos distraernos fácilmente. Agregue a eso nuestra lista creciente de correos electrónicos entrantes, el número creciente de fuentes de medios tradicionales y en línea y nuestras reuniones aparentemente interminables. Un plan efectivo debe abordar estos problemas mediante la recopilación de conocimientos de sus grupos de interés específicos, obtener comentarios y aplicar estos datos para desarrollar mensajes efectivos. A menudo significa entregar ese mensaje en muchos formatos a lo largo del tiempo.
