Las regulaciones bancarias exigen que solo las empresas con la documentación y autorización correctas puedan abrir cuentas bancarias comerciales. Las empresas deben demostrar que son entidades legales y que poseen una identificación con el Servicio de Impuestos Internos. Además, la persona que abre la cuenta debe probar que tiene la autorización adecuada de su empresa. Las reglas de apertura de cuentas varían ligeramente de un estado a otro. Llame al banco con anticipación para asegurarse de que tiene los documentos correctos.
Identificación del contribuyente
Si su compañía es una corporación o una compañía de responsabilidad limitada, debe mostrar al banco el número de identificación del empleador de la compañía. Si tiene un propietario único, su número de Seguro Social cumple con el requisito. Si está abriendo una cuenta para una compañía sin fines de lucro, asegúrese de traer su copia de la carta de decisión del Servicio de Impuestos Internos que acredite la exención de impuestos de la compañía según la Sección 501 (c).
Identidad legal
Un EIN no es suficiente documentación para abrir una cuenta de negocios. El banco debe estar convencido de que su compañía se formó legalmente, según las leyes vigentes de su estado. Para probar esto, traiga los artículos de incorporación de su empresa, que a veces se llaman el certificado de incorporación, el certificado de existencia, el certificado de formación o el estatuto. Además, la persona que representa a la empresa puede necesitar algún tipo de identificación con fotografía personal. Para las LLC, el equivalente es el acuerdo de sociedad de responsabilidad limitada o el certificado de sociedad de responsabilidad limitada. El documento debe nombrar a la empresa y los socios. Los propietarios solo necesitan un documento que acredite la presentación del nombre comercial o una licencia comercial.
Autorización de la empresa
El banco debe tener pruebas de que tiene la solicitud oficial de su empresa para abrir la cuenta bancaria. Para una corporación o LLC, debe tener una resolución corporativa que dé dos cosas: los nombres del personal de la compañía que firmará la cuenta y el nombre del banco donde se abrirá la cuenta. Para ser propietario, su presencia en el banco demuestra su autorización.
Documentos propios del banco
El banco requerirá que se llene y firme su formulario de solicitud. El formulario solicitará la dirección postal de la empresa, los números de teléfono de contacto y los nombres y títulos del personal clave. El personal de la empresa que firmará en la cuenta deberá completar las tarjetas de firma. A medida que la relación bancaria avance, la compañía será responsable de mantener las tarjetas de firma actualizadas a medida que el personal se retire y se una a la compañía. Al final del procedimiento de apertura de la cuenta, puede completar un comprobante de depósito y hacer un depósito inicial. En el caso de cuentas corrientes, el banco tendrá cheques personalizados y comprobantes de depósito impresos y enviados por correo a su empresa.
