Los empleados nuevos que llegan al trabajo a menudo son recibidos con pilas de papeles para completar, incluidos los documentos de seguro, formularios de beneficios y documentos de impuestos. Uno de los documentos más importantes que reciben los nuevos empleados es un manual del empleado, que a menudo está precedido por una carta del jefe. El manual no debe ser tratado a la ligera, razón por la cual incluir una carta del presidente de la compañía, el CEO o el propietario establece la legitimidad.
Objetivo del manual
La distribución de manuales para empleados a los nuevos empleados juega el papel crucial de establecer bases legales para exigir o prohibir ciertos comportamientos en el lugar de trabajo. La formalización de expectativas, descripciones de puestos, procesos, procedimientos disciplinarios y otra información de la organización garantiza que los empleados no puedan más tarde reclamar el desconocimiento de las políticas si impugnan las terminaciones o degradaciones. Además, la descripción de las reglas de la compañía en un manual garantiza la uniformidad entre los empleados. Cuando los empleados son capacitados por diferentes gerentes pero no se les entrega un manual, es posible que se les enseñe ligeras variaciones de políticas según la perspectiva del gerente o las preferencias profesionales.
Contenido de la carta
Incluir una carta del jefe en un manual para empleados no es una idea nueva. De hecho, la mayoría de las cartas se basan en un formato bastante estándar que cubre aspectos básicos que incluyen un saludo de bienvenida, un resumen del establecimiento y crecimiento de la empresa y una declaración de los objetivos de la empresa. Las cartas de prefacio del manual del empleado también pueden incluir información sobre la filosofía, visión y misión de las relaciones con el empleado del jefe. Algunas cartas abordan los problemas legales directamente, incluida una declaración a voluntad del empleo, una declaración contra el acoso y una declaración del empleador con igualdad de oportunidades.
Bienvenido
Una de las razones por las que es importante incluir una carta del jefe en un manual del empleado es ofrecer una bienvenida formal a la compañía. En compañías muy grandes, es posible que las nuevas contrataciones hayan sido evaluadas, entrevistadas y procesadas por docenas de empleados de niveles inferiores sin el reconocimiento del director. Una carta de bienvenida reconoce formalmente al empleado de a bordo, dándole la bienvenida al equipo. Esto se suma a la autoridad del jefe para que los nuevos empleados no tengan la impresión de que la compañía está dirigida por gerentes de nivel inferior.
Solemnidad
Otra razón por la que los manuales de los empleados deben incluir una carta del jefe es para establecer la gravedad del documento. Los manuales precedidos por una carta del presidente de la compañía dan fe del alto nivel de atención y estándares relacionados con las políticas de la compañía. Es más probable que los empleados tomen los manuales con seriedad (y los lean) a sabiendas de que el principal responsable de la toma de decisiones de la empresa escribió la carta inicial.
Cultura de la empresa
El jefe también puede establecer el tono de la cultura de la empresa en la carta del manual del empleado. Las empresas que valoran mucho la formalidad establecen y perpetúan ese tono con una carta redactada de manera conservadora que acentúa la autoridad del jefe. Las empresas que valoran un entorno amigable y orientado al equipo se benefician de una carta del manual que usa un lenguaje menos formal, estableciendo una cultura de trabajo más informal.
