Un gerente de la oficina, a veces conocido como recepcionista o empleado, cumple una gran cantidad de funciones. Esta posición orientada al cliente, que generalmente se encuentra en la industria de la hospitalidad, sirve tanto para interactuar con los clientes como para llevar a cabo tareas comerciales en la oficina. Si bien las responsabilidades y las compensaciones varían considerablemente de una organización a otra e incluso dentro de las empresas, muchos gerentes de la oficina central comparten una serie de tareas básicas.
Interfaz de cliente
Los gerentes de recepción suelen interactuar con los clientes, a menudo saludándolos al ingresar al establecimiento, respondiendo consultas y generando ventas. De acuerdo con una descripción de trabajo genérica publicada en el sitio web de empleo Career Builder, los gerentes de recepción podrían recibir y procesar los pagos de los clientes y proporcionar los recibos según sea necesario. En algunos casos, de acuerdo con Career Builder, los gerentes de la oficina principal también se ocupan de clientes o huéspedes problemáticos y contratan al personal de seguridad apropiado para abordar las inquietudes de seguridad del cliente. Dependiendo de la organización, un gerente de la oficina puede interactuar con todos los invitados o solo con aquellos considerados sensibles o importantes.
Gestión de oficina
Los gerentes de recepción aseguran que la oficina principal de la empresa continúe funcionando de manera eficiente. La administración de la oficina puede involucrar el análisis de los gastos para minimizar el costo, de acuerdo con una descripción del trabajo publicada en el sitio web de alojamiento Hotel Mule, y algunos gerentes revisan los diarios diarios para mantener el conocimiento de las actividades comerciales. Los gerentes de recepción deben estar familiarizados con las aplicaciones típicas de oficina, como las hojas de cálculo y los procesadores de texto. De acuerdo con el sitio web de empleo The Job Fool, los empleados en esta posición también pueden usar los sistemas propietarios de la empresa para mantener las operaciones comerciales.
Gestionar la experiencia del cliente
Los empleados que ocupan el puesto de gerente de la oficina principal tienen una responsabilidad considerable para garantizar que los clientes e invitados reciban un servicio ejemplar. Además de simplemente interactuar con los clientes y abordar los problemas de seguridad, los gerentes de recepción también actúan como un punto de contacto único para las quejas de los clientes y los problemas en aumento. Los gerentes de la oficina principal podrían aprobar tarifas promocionales en respuesta a las negociaciones con los clientes, de acuerdo con una descripción del trabajo publicada en el Hotel Mule, y algunos gerentes de la oficina central tienen la autoridad de otorgar descuentos, créditos de servicio o servicio de cortesía a los huéspedes insatisfechos. Los gerentes de la oficina central también pueden trabajar con otros grupos dentro del negocio, como la limpieza y el mantenimiento, para garantizar que los huéspedes vean una propiedad limpia y completamente operativa a su llegada.
Supervisión del Personal
Dependiendo de la organización, los gerentes de recepción pueden ser responsables de supervisar a los miembros del personal del hotel. Los deberes de supervisión, según The Job Fool, pueden incluir la programación del personal para satisfacer la demanda del cliente, planificar y asignar el trabajo y desarrollar las comunicaciones de los empleados. Los gerentes de las oficinas centrales pueden planificar y llevar a cabo reuniones periódicas del personal e incluso colaborar con los jefes de otros departamentos para garantizar la finalización de las tareas de la organización. En algunos casos, los empleados en esta posición desarrollan y ofrecen capacitación para mantener a los empleados al tanto de las cambiantes prácticas comerciales.
