Las funciones básicas de contabilidad no son solo importantes habilidades para la vida; Son fundamentales para la correcta gestión de un negocio. El mantenimiento cuidadoso de los registros es esencial para garantizar el cumplimiento, poder ilustrar el crecimiento y el progreso a lo largo del tiempo y ser responsable ante los inversores de la empresa o las instituciones crediticias. Siempre es importante saber cuánto dinero se gastó, para qué y cuándo. Tener esta información a mano y almacenada de manera organizada facilita que las empresas y los grupos sepan qué es lo que funciona financieramente y qué podría necesitar cambiar para asegurar una mejora en el futuro.
Resumen de las funciones de contabilidad
Las tres funciones principales de la contabilidad son:
- La recopilación y almacenamiento de datos relativos a las actividades financieras de una empresa. La información se recopila a partir de documentos de origen, se registra primero en revistas y luego se publica en los libros de contabilidad, ya sea manualmente o con un software de contabilidad.
- Para proporcionar información que se puede utilizar para informes de gestión, estados financieros, planificación estratégica y toma de decisiones.
- Para proporcionar controles que registren y procesen datos de manera eficaz, eficiente y precisa.
Papel de la contabilidad en los negocios
La contabilidad juega un papel crítico en los negocios. El mantenimiento de registros integral garantiza la capacidad de proporcionar informes financieros precisos, que pueden ser necesarios durante una auditoría, para informes trimestrales a inversores o instituciones crediticias. Todo, desde declaraciones de impuestos anuales o trimestrales hasta auditorías y solicitudes de crédito, probablemente requerirá estados financieros detallados. Es solo por el mantenimiento de registros contables cuidadosos que esta información puede estar fácilmente disponible cuando sea necesario.
Ser capaz de analizar aspectos de la salud financiera de una empresa, como el flujo de efectivo, la rentabilidad y los préstamos pendientes es una parte fundamental de la gestión de una empresa. Con esta información en la mano, los administradores o propietarios pueden determinar qué es lo que funciona para su negocio y qué no, así como las áreas en las que podrían trabajar para mejorar la salud financiera general de la empresa en el futuro.
Un tipo especial de contabilidad llamado contabilidad de gestión es particularmente útil para los líderes de la compañía. Para la contabilidad de gestión, los contadores tienen la tarea específica de preparar informes financieros que ayudarán a los gerentes a tomar decisiones importantes para guiar el futuro de la empresa. Esto difiere de la contabilidad financiera en que los gerentes contables brindan orientación sobre cómo dirigir un negocio. Por otro lado, los contadores financieros proporcionan informes que indican qué tan bien se está ejecutando el negocio. En general, los contadores financieros y de administración siguen las mismas reglas de oro de la contabilidad y deben cumplir los mismos estándares de la industria y los principios contables generales.
Cuáles son las funciones principales de un contador
Si está interesado en una carrera en el campo de la contabilidad, puede preguntarse, ¿cuáles son las funciones principales de un contador? Los contadores son esenciales para las empresas de todos los tamaños y tipos porque son responsables de la recopilación, la precisión, el registro, el análisis y el informe de la información financiera de una empresa. A veces, los contadores desempeñan un papel administrativo en gran medida, tomando información de documentos financieros e ingresándola en las revistas o el software de contabilidad. En otros casos, los contadores sirven como asesores de la empresa, analizan los registros financieros y sugieren enfoques que la empresa podría tomar para ahorrar dinero o fomentar el crecimiento. Las compañías más grandes pueden tener departamentos de contabilidad completos, con empleados que cumplen cada uno de estos roles. En algunos casos, las pequeñas empresas pueden subcontratar a sus contadores. Esto es posible ya que las reglas básicas de contabilidad no varían de una industria a otra o entre compañías.
No importa el negocio, los contadores generalmente se encargan de recopilar, organizar y mantener los registros financieros de la empresa. Una parte importante de esta tarea es garantizar que los registros se compilen dentro de los límites de la ley y las regulaciones de la industria. Para las compañías con muchas sucursales y contadores en cada una, también le corresponde al contador garantizar que los sistemas y estándares organizativos de la contabilidad corporativa también sean respetados. Es importante para mantener la coherencia que toda la empresa mantenga sus registros de la misma manera.
Es posible que se requiera que los contadores preparen formularios de impuestos trimestral o anualmente, según las necesidades del negocio. Dependiendo del tamaño de la empresa, alguien en este rol también puede asumir funciones de recursos humanos y ocuparse de la distribución de los documentos fiscales de fin de año a los empleados. Muchos departamentos de contabilidad también son responsables de preparar los cheques de pago del personal.
Si una empresa utiliza Contadores Públicos Certificados externos, profesionales de impuestos o asesores financieros, puede ser la función del contador del negocio relacionarse con estos contratistas. El contador del personal puede mantener registros adicionales, organizar los estados financieros necesarios antes de las reuniones o actuar como representante de la empresa en las reuniones con los contratistas. Los contadores también ayudan a tomar decisiones financieras importantes.
Reglas de oro de la contabilidad
Cada curso de estudio en contabilidad pedirá a los estudiantes que respondan la pregunta básica, ¿cuáles son las reglas de oro de la contabilidad? Hay tres principios principales enseñados y considerados como las reglas de oro. Esto significa que son consistentes en todas las empresas e industrias. No cambian, independientemente de los detalles específicos de una empresa.
Para comprender las reglas de oro de la contabilidad, primero debe comprender el sistema de contabilidad de doble entrada. Todas las transacciones financieras, bajo este sistema, necesariamente tendrán un impacto en al menos dos cuentas del plan de cuentas. Por ejemplo, si un cliente pagó un pedido grande de camisetas que costaron $ 1,000, debitaría la categoría de ingresos en $ 1,000. Sin embargo, el monto anteriormente pendiente para las camisas también se habría incluido en las cuentas por cobrar. Por lo tanto, un contador necesitaría acreditar esa categoría en $ 1,000.
La primera regla de oro de la contabilidad sigue este principio y establece que siempre debe cargar al receptor y acreditar al otorgante en cualquier transacción.Esto es cierto en el caso de las cuentas personales, que pueden definirse como cuentas relacionadas con un individuo, una empresa o una institución. Al seguir constantemente este principio, siempre debe hacer dos entradas para cada transacción financiera.
La segunda regla de oro de la contabilidad establece que debe debitar lo que entra y acreditar lo que sale. Esto es, en esencia, lo mismo que la regla número uno, pero no se usa para cuentas personales. En cambio, esta regla es válida en el caso de cuentas reales que comienzan con un saldo deudor. Las cuentas reales son cuentas de balance que incluyen activos como efectivo, cuentas por cobrar y edificios, cuentas de pasivo tales como cuentas por pagar y sueldos por pagar y cuentas de capital contable como acciones comunes y ganancias retenidas. Así que en el ejemplo anterior, el contador debitaría el efectivo entrante. Si, por otro lado, la compañía gastara dinero para comprar suministros, esa transacción se representaría como un crédito para la compañía.
La tercera regla de oro de la contabilidad se aplica a las cuentas nominales, como las relacionadas con el capital. Pueden incluir cualquier cosa relacionada con los ingresos y gastos, como el alquiler pagado, los descuentos, las deudas incobrables y las comisiones. La tercera regla establece que debe cargar todos los gastos y pérdidas, y acreditar todos los ingresos y ganancias.
Los fundamentos de la contabilidad
Si desea aprender sobre contabilidad o si desea configurar un sistema de contabilidad básico para su pequeña empresa, hay algunos aspectos esenciales con los que debe familiarizarse. Tradicionalmente, el mantenimiento de registros financieros se hacía manualmente. El libro utilizado para rastrear las transacciones financieras se llama un diario. Hoy en día, es posible que prefiera usar software de contabilidad, pero el término "revista" sigue apareciendo con frecuencia, incluso en contabilidad electrónica. Además, los principios básicos son los mismos.
Una transacción es un evento financiero que necesita ser documentado. Realiza un seguimiento del monto de la transacción junto con la fecha en que se produjo, una descripción y la cuenta que está cargando o acreditando.
A veces, una empresa puede usar múltiples diarios para rastrear transacciones relacionadas con diferentes cuentas. Por ejemplo, un diario de recibos de efectivo puede usarse para organizar su lista de dinero que ingresa, mientras que un diario de desembolso de efectivo puede usarse para registrar los fondos que salen. Un diario de desembolso de efectivo es lo mismo que un registro de chequera.
Para prepararse para una posible auditoría y mantener los libros limpios, siempre debe usar una cuenta corriente o tarjeta de crédito por separado para las transacciones comerciales. La combinación de cuentas personales y corporativas no solo hace que el mantenimiento de registros sea más complicado, sino que también puede aumentar las señales de alerta durante una auditoría.
La contabilidad se basa en un plan de cuentas para su marco. Esta lista de categorías de ingresos y gastos incluye, por ejemplo, activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costo de bienes vendidos (no aplicable a una compañía de servicios) y gastos operativos. Otras cuentas de ingresos y gastos se agregan según sea necesario.
Al rastrear las transacciones financieras, cada transacción debe ser categorizada de acuerdo a su tipo. Los estados financieros generalmente solo incluyen el total de cada categoría de cuenta, en lugar de transacciones individuales. Un informe financiero mensual, trimestral o anual como el balance general, por ejemplo, incluye los activos totales, los pasivos totales y el patrimonio resultante.
Cuando se preparan los estados financieros, el estado de la compañía se representa en un balance general. Es como una instantánea de la salud financiera de una empresa en un momento determinado. Los activos son bienes tangibles o intangibles que posee la empresa, como efectivo, cuentas por cobrar (dinero que los clientes deben a la empresa), inversiones, edificios, terrenos, equipos u otras pertenencias. Por otro lado, los pasivos son lo que la empresa debe a otros, como préstamos, cuentas de tarjetas de crédito o hipotecas. Equidad o capital, la tercera categoría en un balance refleja las inversiones de la compañía en el negocio y cualquier ganancia o pérdida para el negocio desde su inicio. Las tres categorías deben equilibrarse, por lo que los activos deben ser iguales al capital contable más los pasivos.
Otras categorías de contabilidad generalmente no se incluyen en los informes a gran escala. Sin embargo, los ingresos, el costo de los bienes vendidos y los gastos operativos se registran en el libro mayor general de la empresa, que consiste en el saldo de cada cuenta que realiza el seguimiento de la empresa. Los ingresos o ingresos son los fondos obtenidos por el negocio de la venta de bienes o servicios. Si la compañía produce bienes en lugar de servicios de venta, el costo del producto se registra y se conoce como el costo de los productos vendidos. Los gastos operativos, los costos de funcionamiento del negocio de un día a otro, también se registran e incluyen servicios públicos como calefacción y energía hidroeléctrica para la oficina, servicios de Internet o alquiler, entre otros.
Además del balance general, el estado de resultados o el estado de ganancias y pérdidas (P & L) es un estado financiero esencial que muestra los ingresos menos los gastos con los ingresos o pérdidas netos resultantes.
Es vital tener un contador calificado sin importar en qué tipo de negocio esté o en qué industria. Desde las cuestiones de cumplimiento y regulación hasta la orientación diaria y a largo plazo, los contadores analizan los aspectos financieros más complicados de una empresa y brindan consejos importantes. Los contadores pueden decirle lo que le está yendo bien en su negocio y alertarlo sobre lo que se debe cambiar para garantizar el máximo crecimiento. Todas las compañías deben priorizar la contabilidad, ya sea que tengan un solo miembro del personal dedicado, un contratista o un equipo completo de gerentes y contadores financieros.
