Muchas personas se estremecen cuando escuchan que tienen que asistir a una reunión de negocios. Temen que sea una pérdida de tiempo que comience tarde y no logre nada o que sea dominada por una o dos personas. Estos problemas comunes pueden evitarse mediante el uso adecuado de la etiqueta de la reunión de negocios. Las reglas de etiqueta le permiten dirigir la reunión de manera más eficiente y asegurarse de que sea productiva.
Agenda
Cree una agenda antes de la reunión y distribúyala a todos los que hayan sido invitados a asistir. Esto permitirá a las personas decidir si realmente necesitan estar presentes en la reunión. De lo contrario, alguien podría aparecer y descubrir que la agenda no es realmente relevante para él o ella. La agenda también es una piedra de toque neutral para mantener la reunión enfocada. Si la discusión comienza a divagar, puede decir algo como: "De acuerdo con la agenda, deberíamos hablar sobre lo que necesitamos para la introducción del nuevo producto. Volvamos a ese tema".
Programar
Programe el tiempo suficiente para que la reunión le permita cumplir con los puntos de la agenda sin pedir a los asistentes que hagan un compromiso de tiempo demasiado grande. Comience la reunión rápidamente para recompensar a las personas que se presentaron a tiempo. Si tiene la costumbre de comenzar tarde, esto recompensará a las personas que habitualmente se presentan unos minutos después de la hora de inicio designada. Si tiene la reputación de comenzar a tiempo, las personas aprenderán a presentarse en el momento correcto para evitar la incomodidad de caminar una vez que la reunión ya haya comenzado.
Terminar la reunión a la hora designada. Esto demuestra respeto por los horarios de otras personas, ya que algunos de sus asistentes pueden haber programado otros compromisos después de la reunión. Si hay asuntos pendientes, programe otra reunión.
Participación
Fomente la participación de todos en la sala y mantenga un ambiente seguro para recibir comentarios. Las personas pueden temer hablar si creen que uno o dos compañeros de trabajo dominantes los derribarán de inmediato. Implementar una regla de "Sólo una persona habla a la vez" y hacerla cumplir estrictamente. Si alguien intenta interrumpir, diga: "Este es el momento de hablar de Sherry. Recuerde, todos acordamos que nadie interrumpiría cuando alguien más está hablando". Si algunos asistentes todavía se muestran reacios a dar su opinión, pruebe un método como ir por la sala para obtener la opinión de cada persona sobre el tema en cuestión. De esa manera, una persona tímida no tiene que preocuparse por encontrar el momento adecuado para hablar.
Conclusión
Al final de la reunión, resuma lo que se discutió y las decisiones que se tomaron. Reconfirmar los elementos de acción, las personas que deben manejarlos y los plazos. Esto les da a los asistentes la oportunidad de expresarse si no están de acuerdo con el resumen. Si todos están en la misma página, use el resumen para crear notas de la reunión y envíelos de inmediato. No deben salir más tarde que el día después de la reunión.
