Una Solicitud de Propuesta, también conocida como RFP, es un documento que usted crea cuando necesita adquirir nuevos bienes o servicios para su negocio. Una RFP explica sus necesidades específicas a los proveedores potenciales y los invita a presentar ofertas para que usted las revise, permitiéndole elegir el proveedor que puede proporcionarle el mejor nivel de servicio para su negocio dentro del presupuesto que le permita. Si bien no hay un formato estandarizado para escribir solicitudes de propuesta, estas instrucciones paso a paso lo ayudarán a crear una solicitud de propuesta clara y efectiva para cualquier necesidad comercial.
Artículos que necesitarás
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Ordenador con programa de procesamiento de textos.
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Impresora (para correo)
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Papel (para enviar por correo)
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Sobres / franqueo (para enviar por correo)
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Acceso a Internet (para correo electrónico)
Determine sus necesidades. Desea pasar un tiempo determinando exactamente lo que está pidiendo y cuánto está dispuesto a pagar por ello. Una RFP cubrirá tanto su "necesidad de tener" (sus requisitos) como su "buena suerte" (sus necesidades), pero asegúrese de identificar lo que un proveedor debe proporcionar o proporcionar para obtener su negocio.. Esta es una parte esencial del proceso: si no puede definir claramente sus necesidades, no obtendrá propuestas que respondan a esas necesidades.
Redactar un esquema. Nuevamente, aunque no hay reglas estrictas y rápidas sobre cómo redactar una RFP, brinde la información más precisa y específica que pueda. Como mínimo, probablemente se encontrará usando encabezados de sección que incluyen una introducción (no solo una introducción a su empresa, sino también al proyecto / necesidad y cómo le gustaría que se abordara esta necesidad), los requisitos (los “tienen "hasta el final"), los criterios de selección que utilizará para determinar a quién otorgará la oferta, el presupuesto (cuánto está dispuesto a gastar) y los plazos (qué tan rápido necesita hacerlo). Puede encontrar que agregará o restará secciones, según sea necesario para su RFP en particular, o incluso agregará subsecciones para obtener información adicional que un proveedor debería conocer antes de ofertar.
Carne fuera de su sección de requisitos. Esta suele ser la sección más larga y la que requiere más atención. Asegúrese de explicar lo que necesita que se haga, no cómo lo hace, a menos que el proceso sea una parte específica y esencial del proyecto. Además, use palabras claras para diferenciar entre “tener que tener” (usar will, must y required) y “nice-to-have” (may, can, y opcional).
Escriba su RFP. Puede buscar en línea RFP de muestra si tiene un bloqueo de escritor.
Corrija la ortografía y revise su RFP. En algunas industrias, un punto decimal fuera de lugar puede hacer una gran diferencia.
Distribuye tu RFP. Puede enviarlo por correo o por correo electrónico a posibles proveedores con los que esté familiarizado, o ponerlo a disposición de otras maneras, como colocarlo en el sitio web de su empresa.
Seleccione su oferta ganadora.
Consejos
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Prepare su RFP de 8 a 10 semanas antes de que necesite el proyecto o servicio. Esto da tiempo para que las propuestas se filtren y para que la mejor decisión sea posible.
Decida por adelantado qué criterios de selección utilizará para determinar la oferta ganadora. Todas las compañías tienen diferentes fortalezas y adaptarán su propuesta para jugar con esas fortalezas. ¿Está buscando el mejor precio, el proveedor más experimentado o el tiempo de respuesta más rápido?
Puede solicitar a los proveedores que preparen sus propuestas de una manera o formato específico, pero dígales este requisito en la RFP.
Advertencia
El proveedor generalmente paga para preparar su propia propuesta / oferta como una práctica común en la mayoría de las industrias. Sin embargo, puede querer explicar esto claramente en su RFP.
