Uno de los aspectos más frustrantes de dirigir una empresa es lidiar con cheques sin fondos. Tratar con cheques devueltos puede ser un asunto complicado. El problema más común que enfrentan los dueños y gerentes de negocios es cómo abordar el tema con un cliente, especialmente si es un cliente habitual. Quizás la forma más común y cortés de recaudar fondos es con una carta bien elaborada con respecto a la deuda.
Escribe la carta en la papelería de tu empresa. No confunda el problema solicitando un pago en su papelería personal.
Utilice el saludo apropiado para su cliente, dos espacios debajo de la dirección de devolución. Use el término "Estimado" más el apellido como "Estimado Sr. Jones" o "Estimada Sra. Smith". Puede usar el "Hola" o "Saludos" en general, pero una dirección personal es mejor. Evite usar un nombre o un saludo informal como "Hola".
Comience la carta abordando la deuda de manera no amenazadora. Un ejemplo de esto sería: "Le escribimos para informarle que el banco nos devolvió un cheque personal que nos emitió." Continúe de manera que el beneficiario reciba el beneficio de la duda: "Estamos seguros esto representa nada más que un descuido de su parte y que corregirá rápidamente el error ".
Proporcione todos los detalles sobre el cheque sin fondos, como el nombre del banco, el número y la fecha del cheque, así como la cantidad. Además, haga referencia al número de cuenta del cliente con su compañía y documente el saldo en esa cuenta.
Consulte su política de "tasa de devolución de cheques" si tiene una. Por ejemplo, si tiene una política por escrito que especifica una tarifa de $ 20 por todos los cheques devueltos, deberá cotizar y solicitarla junto con el monto del cheque. Siempre proporcione al cliente el monto del saldo total adeudado, como "Remita $ 150.00 por su cheque devuelto más el cargo por cheque devuelto de $ 20 por un total de $ 170.00".
Indique al cliente cómo puede enviarle los fondos. Por ejemplo, puede solicitar que traiga dinero en efectivo a su lugar de trabajo o enviar por correo un giro postal o un cheque certificado a su dirección comercial. Además, indique si puede aceptar tarjetas de crédito o débito por teléfono o en persona.
Indique los términos del pago: "Por favor, envíe el pago dentro de los 15 días". Cierre con una invitación para que el destinatario lo llame con cualquier pregunta.
Firme y copie a su abogado. Agregue "esquire" al apellido del abogado, para que el destinatario sepa que un profesional legal está monitoreando la situación. No quieres amenazar con una acción legal en una primera carta. Resolver la deuda amistosamente es la opción preferida. Copiar a su abogado sutilmente advierte al destinatario que puede llevar al destinatario a los tribunales si el problema no se resuelve.
Consejos
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Si no recibe noticias de su deudor en un plazo de 10 días hábiles, haga un seguimiento con otra carta que enfatice su necesidad de recibir noticias suyas dentro de una semana. Si no recibe una respuesta, o si el deudor se niega a pagar, entregue el asunto a su abogado.
