Los gastos de negocios se dividen en dos categorías, cada una de las cuales se contabiliza de manera diferente. Los gastos actuales son aquellos que mantienen un negocio funcionando día a día. Ejemplos de gastos actuales son el pago de los impuestos sobre las ventas, la compra de suministros de oficina o los gastos de nómina. Los gastos corrientes se pagan en el período contable en el que se incurren. Los gastos capitalizados, sin embargo, se relacionan con la compra de activos de capital o gastos relacionados con la mejora de estos activos. Los gastos capitalizados no se contabilizan en el período en que se compraron. Estas partidas se colocan en el balance general como un activo y se deprecian (también se denominan amortizadas) de forma mensual o anual a través de un método de depreciación claramente definido. El gasto por depreciación se registra en el estado de resultados.
Propiedad, planta y equipo (PP&E)
Las compras de propiedad, planta y equipo deben capitalizarse en los estados financieros de una compañía. Propiedad, planta y equipo es un nombre muy amplio para los artículos que una empresa compra que se clasificarán como un activo y brindará beneficios durante más de un período contable. Ejemplos de PP&E incluyen terrenos, edificios y maquinaria de producción.
Reparaciones mayores al equipo
Las reparaciones mayores al equipo de producción deben ser capitalizadas. La reparación del activo extenderá la vida útil de la pieza del equipo, lo cual es una razón permisible para capitalizar un gasto. Sin embargo, las empresas deben tener cuidado de no capitalizar el costo de mantenimiento de un equipo. Los costos de mantenimiento están relacionados con los procesos mundanos que mantienen a la máquina en orden, como la lubricación y el mantenimiento preventivo.
Mejoras de terrenos y edificios
Las mejoras en un terreno o en un edificio son gastos que deben capitalizarse, ya que las mejoras harán que el valor del activo se incremente y puede prolongar el tiempo en que se puede usar el activo. Los ejemplos de mejoras de terrenos incluyen la instalación de servicios públicos, sistemas de drenaje y sistemas de iluminación. Las mejoras en los edificios, como las renovaciones de oficinas importantes, también deben capitalizarse. Sin embargo, los pequeños proyectos de mantenimiento no deben ser capitalizados, sino que deben ser gastados como un costo del período.
