Después de presentar una solicitud de propuestas, debe comparar todas las propuestas que reciba basándose en una evaluación cuidadosa de cada una. Una tarea complicada, este proceso puede hacerse más complejo si hay varias personas involucradas en la decisión. Una matriz puede ayudarlo a evaluar las propuestas generadas por su RFP.
Reúne todas las propuestas. Elimine los nombres de los consultores y de las compañías donde aparezcan. En su lugar, numere cada propuesta. Esto proporcionará una taquigrafía útil para referirse a cada propuesta y eliminará cualquier sesgo relacionado con un consultor en particular. Coloque estos números como etiquetas en las columnas de la matriz, a lo largo de la parte superior.
Determinar los criterios para evaluar las propuestas. La RFP probablemente incluyó varios elementos que los consultores debían incluir en sus propuestas, por ejemplo, presupuesto y cronograma. Enumere estos criterios en las filas de la matriz, abajo del lado izquierdo. Incluir todos los criterios en la RFP sin exclusión; De lo contrario, podría sesgar los resultados de la evaluación.
Incluya criterios adicionales que sean útiles para considerar pero que no estuvieran en la RFP. Por ejemplo, la calidad de la propuesta en términos de redacción y diseño podría indicar la capacidad general de redacción del consultor. Otro posible criterio podría ser el tipo de retroalimentación recibida de las referencias. Tenga cuidado de no agregar criterios relacionados con el contenido sustantivo. El consultor no sabría de este criterio al escribir la propuesta, por lo que no puede juzgarla por ello. Sus criterios adicionales deben relacionarse con la capacidad y la capacidad del consultor para completar el trabajo.
Califique qué tan adecuadamente cada propuesta aborda cada criterio. Una escala de 1 a 5 suele ser útil para proporcionar una clasificación cuando varios revisores están evaluando propuestas. Si bien el 2 de un revisor puede ser el 3 de otro revisor, este proceso de clasificación ayudará a resaltar las mejores propuestas. Cuando solo quedan un par de candidatos, puede iniciar la conversación con sus compañeros sobre la cual contratar.
