La mayoría de las compañías preparan un plan de negocios anual que incluye un pronóstico financiero, también llamado presupuesto de la compañía. El plan o presupuesto es una herramienta de gestión para proporcionar una dirección estratégica para la empresa. Muestra qué pasos son necesarios para implementar las estrategias que se han elegido, y cuánto costarán estos pasos o acciones, y pronostica los ingresos y ganancias que se espera que resulten de su implementación. Cuando los resultados financieros reales están disponibles, generalmente al final de cada mes, estos resultados se comparan con las cifras presupuestadas en los informes de comparación de presupuestos.
Preparación
Los resultados financieros reales son preparados por el departamento de contabilidad de una empresa. Los presupuestos también pueden prepararse por contabilidad, o puede haber un departamento especializado de planificación y análisis financiero que esté a cargo de la preparación del presupuesto. Los presupuestos están diseñados para estar en el mismo formato que los estados contables mensuales, por lo que las comparaciones de los resultados reales con el presupuesto son más fáciles. Estos sistemas generalmente son automatizados, por lo que una vez que se ingresan las cifras del presupuesto, los informes de comparación se crean automáticamente tan pronto como la información contable esté disponible.
Valor
Las variaciones entre las cifras presupuestadas y las cifras reales revelan información importante para la administración de la compañía sobre el desempeño del negocio. Idealmente, el presupuesto se preparó cuidadosamente para que fuera lo más preciso posible una predicción de lo que la empresa podrá lograr en el próximo año. Cuando los informes de comparación de presupuestos muestran variaciones significativas, significa que las suposiciones utilizadas para preparar el presupuesto fueron erróneas o que el entorno empresarial cambió respecto a lo que se esperaba. Los informes de comparación de presupuestos le permiten al equipo de administración identificar rápidamente dónde están ocurriendo los problemas.
Análisis e interpretación
En compañías grandes con muchos departamentos y múltiples divisiones, el volumen de los estados contables producidos puede ser enorme, lo que significa que el volumen de los informes de comparación de presupuestos también es grande. El personal contable o financiero toma estos datos y prepara informes resumidos para que la alta gerencia los revise. Estos informes, preparados cada mes, incluyen una discusión narrativa de los resultados y un análisis de las razones de las variaciones más significativas. El informe tiene tablas y gráficos para ilustrar las tendencias clave que la alta gerencia necesita revisar y discutir. En el caso de que los gastos sean superiores al presupuesto, los analistas a cargo de preparar los informes de comparación de presupuestos muchas veces tienen que volver a los asientos contables de ese período para descubrir las razones específicas de las variaciones. El análisis de las variaciones de ingresos implica determinar si las ventas de unidades fueron inferiores a las presupuestadas o si el precio promedio ganado por unidad fue menor de lo previsto.
Acción correctiva
Después de revisar los informes de comparación de presupuestos, la alta gerencia debe determinar si las variaciones son lo suficientemente significativas como para justificar la adopción de medidas correctivas. Un problema es si las variaciones fueron eventos inusuales únicos o parte de un patrón recurrente. Si las ventas de un producto caen por debajo del presupuesto durante varios meses, es posible que se realice un cambio en la estrategia de marketing para que las ventas vuelvan a encaminarse. Alternativamente, el déficit de ingresos puede deberse a factores que van más allá de la capacidad de control de la empresa, como una desaceleración económica general. La respuesta en ese caso podría ser reducir los gastos presupuestados para reducir la brecha entre el presupuesto y los resultados reales en los próximos meses.La alta dirección aborda los gastos superiores a los presupuestados al reunirse con los gerentes cuyos departamentos fueron responsables de las variaciones y preguntar por qué ocurrieron.
