Los activos son todos los elementos que una empresa posee y utiliza en sus operaciones comerciales. La caja chica representa un pequeño fondo en efectivo que una empresa usa para hacer compras pequeñas. Las empresas a menudo tendrán una caja de efectivo con algo de dinero que los empleados pueden usar para pagar facturas menores o almuerzos para ejecutivos, entre otros usos. Al igual que todas las actividades financieras en una empresa, la contabilidad adecuada de caja chica es una necesidad.
Clasificación de activos
La caja chica se incluye en la clasificación de activos actuales de una empresa. Los activos actuales duran menos de 12 meses en la mayoría de las empresas. La compañía usualmente registrará el valor de caja chica inicial bajo la sección de activos actuales del libro mayor. A medida que la compañía utiliza el efectivo, publicará entradas que reflejen el uso y los reembolsos para mantener el monto de caja chica estándar.
Método
Las empresas suelen utilizar un fondo de caja chica de anticipos. Este método requiere un proceso de revisión simple para enumerar los gastos y reponer el efectivo. Un formulario pequeño permite a las personas anotar cuánto dinero hay actualmente en el fondo de caja chica y cualquier gasto relacionado. Otra información incluye compras realizadas con caja chica, frecuencia de uso y proceso de reposición. Muchas empresas rellenan el dinero para gastos menores mensualmente, aunque puede ser menos frecuente.
Controles internos
Los controles internos protegen los activos de una empresa. Los controles de caja chica incluyen restringir el acceso al efectivo, exigir recibos de los fondos usados, conciliar la caja de efectivo cada mes y recibir la autorización adecuada para rellenar la caja de efectivo. Estos controles ayudan a proteger los fondos y limitan su uso para compras inapropiadas.
Consideraciones
Las empresas pueden implementar un fondo de caja chica en múltiples ubicaciones de oficinas. Para cada fondo de caja chica en la empresa, es necesario un registro para informar el fondo en el libro mayor de la compañía. Una designación separará los fondos en cuentas separadas. Por ejemplo, una empresa puede asignar un nombre a la cuenta de caja chica por su ubicación para realizar un seguimiento preciso de este activo.
