Muchas empresas mantienen un fondo de caja chica para pagar los pequeños gastos comerciales diarios, como los suministros de oficina. Para establecer y mantener un fondo de caja chica, debe financiarlo con dinero de su negocio. La forma más sencilla de hacer esto es emitir un cheque a caja chica utilizando su cuenta de cheques comercial. Con una contabilidad cuidadosa, mantener un fondo de caja chica ayudará a simplificar las transacciones comerciales.
Coloque la fecha actual en la línea de fecha del cheque. Escriba “Petty Cash” en la línea “Pagar al pedido de” del cheque. Agregue la cantidad del cheque en la casilla de dólar. Muchas empresas mantienen $ 100 en un fondo de caja chica. Escriba la cantidad en dólares en palabras en la línea correspondiente del cheque. Firme el cheque con su firma.
Registre el cheque en el registro de cheques para la cuenta corriente. Escriba “Petty Cash” y el monto en dólares en el registro y reste el monto en dólares del saldo de su cuenta de cheques comercial.
Presente el cheque en su banco y reciba la cantidad correcta de efectivo. Solicite el dinero en efectivo en las denominaciones de billetes y monedas que desee para facilitar las compras con el dinero.
Coloque el caja chica en la caja y cree un diario de contabilidad para registrar las transacciones de caja chica. Escriba la fecha actual, "DR" (Débito) y "Petty Cash" en la parte superior. Escriba la cantidad del cheque que escribió para la caja chica después de esta entrada. Escriba "CR" (Crédito) y "Petty Cash" a continuación y escriba la misma cantidad que la cantidad de efectivo que colocó en la caja de petty cash.
Déle a una persona la clave y la responsabilidad de usar el efectivo y contabilizarlo.
Registre las veces que usa el dinero de caja en la revista. Incluya una descripción de los gastos, la fecha y la cantidad de efectivo que utilizó en la caja de caja chica. Coloque los recibos para verificar los gastos en la caja de caja chica.
Sume los gastos en el diario a medida que usa el dinero para gastos menores.El total de los gastos y la cantidad de efectivo en la caja de caja chica debe ser igual a la cantidad total de efectivo que colocó en la caja de efectivo.
Llene el efectivo cuando use casi todo. Escriba otro cheque en "Petty Cash" por el monto total de los gastos. Esto hará que el total de la caja chica vuelva nuevamente al total original.
Registre la cantidad de dinero en efectivo que coloca en la caja de efectivo para reemplazar el dinero de caja en el diario como un crédito y agregue la fecha.
