Aunque solo es una diferencia semántica para algunas, las empresas de la industria en general y en particular las de tecnología de la información (TI) diferencian la gestión de programas y proyectos en función del alcance de la responsabilidad, el marco temporal de las actividades y la alineación con los objetivos estratégicos frente a los objetivos tácticos. La gestión del programa es duradera y está estrechamente vinculada a los objetivos estratégicos de la organización. Los proyectos se agrupan en programas y generalmente tienen una duración corta y un resultado específico.
Significado
La diferenciación entre la gestión del programa y la gestión del proyecto ha recibido favores durante la última década como un atajo para indicar las diferencias en las prioridades y responsabilidades dentro de una organización que tiene múltiples proyectos. La aceptación de la diferencia no es universal y algunas organizaciones todavía usan los términos de manera intercambiable.
Función
De acuerdo con IBM Development Works, "la gestión de proyectos se ocupa de la asignación dinámica, la utilización y la dirección de los recursos (tanto humanos como técnicos) y con el tiempo, en relación con los esfuerzos individuales y el calendario de entrega de productos …". por otro lado, participan en “establecer y revisar objetivos, coordinar actividades entre proyectos y supervisar la integración y reutilización de productos y resultados de trabajo interinos”.
Periodo de tiempo
Los proyectos tienen una fecha de inicio y finalización definidas y se centran en entregar un producto creado de acuerdo con las especificaciones dentro de un período de tiempo corto. Los programas duran más tiempo con áreas más amplias de responsabilidad e interés.
Caracteristicas
Un gerente de proyecto está preocupado por el alcance del esfuerzo, el presupuesto para llevar a cabo las tareas y lograr el resultado deseado, y el tiempo disponible para tener éxito. Los gerentes de proyecto invierten directamente en la asignación de recursos para tareas específicas. Los gerentes de programa estarán preocupados por la disponibilidad de recursos en múltiples proyectos.
Los proyectos se basan en planos, diseños y cronogramas detallados para alcanzar un objetivo único. Los programas generalmente tienen un alcance más amplio y están dirigidos por objetivos que están alineados con el pensamiento estratégico, como mejorar la eficiencia, aumentar la participación de mercado o crear una nueva línea de productos. Los esfuerzos de toda la organización para cambiar el estilo, los comportamientos o el enfoque se encuentran dentro del ámbito de la gestión de programas.
Otra diferencia general es que los proyectos se centran en alcanzar los objetivos dentro de los presupuestos establecidos, mientras que los programas se evalúan contra el rendimiento de la inversión. Los gerentes de programa a menudo son responsables de múltiples proyectos.
Aunque un poco amplio, se podría pensar en un gerente de proyecto como responsable de un producto entregable y un gerente de programa para un proceso.
Beneficios
Las personas necesitan entender el criterio sobre el cual se evalúa su desempeño laboral. Si se espera que un proyecto se realice correctamente, a tiempo y dentro del presupuesto, entonces tiene una orientación clara para establecer sus prioridades. Si, por otro lado, su desempeño se mide en el contexto del rendimiento general de la inversión, puede tomar diferentes decisiones, compensar entre proyectos por recursos clave, y tendrá diferentes prioridades para gastar su tiempo y esfuerzo.
Dividir la responsabilidad de los proyectos y programas también ayuda a las personas a lo largo y ancho de la cadena de administración a conocer a la persona más adecuada para la resolución de conflictos y recursos adicionales.
