El departamento de compras en la mayoría de las organizaciones es crítico porque representa un gran porcentaje del gasto total para toda la organización y porque mantiene a la organización con los bienes y servicios que necesita para operar. El costo de las ineficiencias y / o procesos defectuosos puede ser muy alto, ya que afectarán a toda la organización. Además, la función de compra puede ser especialmente vulnerable al fraude, ya que implica desembolsos en efectivo. Las auditorías operativas del departamento de compras pueden ayudar a eliminar el desperdicio, la ineficiencia y el fraude, lo que agrega valor a los resultados finales de la organización.
Adopte un enfoque de evaluación de riesgos para las funciones del departamento de compras en lugar de intentar auditar todas las funciones anualmente. Identifique las funciones del departamento de compras y evalúe los riesgos asociados con cada una. El uso de una evaluación de riesgos es crucial porque coloca los recursos limitados de auditoría interna en las áreas donde son más necesarios.
Evaluar la estructura de control interno del departamento de compras. Utilizar el marco integrado COSO para la evaluación. Este modelo ayudará a poner los controles en perspectiva y ayudará a relacionar controles específicos con actividades comerciales específicas.
Realizar pruebas de los controles relacionados con las actividades de negocio de alto riesgo bajo auditoría.Obtenga o prepare mapas de proceso de los controles que se están probando y realice un recorrido de cada uno de estos controles para verificar cómo funcionan. Seleccione una muestra de datos para las actividades comerciales que se auditan y pruebe el cumplimiento de los controles relacionados.
Analice los resultados de las pruebas de control para identificar cualquier debilidad o falla de control. Se debe informar a la gerencia sobre este tipo de situaciones para que se puedan tomar medidas correctivas lo antes posible.
Realizar pruebas sustantivas en los datos detallados de las actividades comerciales bajo auditoría. Estas pruebas deben incluir procedimientos analíticos, así como la documentación de la fuente de prueba. Dado que los departamentos de compras que inician el fraude de desembolsos de efectivo son una gran preocupación, los auditores deben buscar indicadores de fraude y / o anomalías en los datos como parte de los procedimientos analíticos.
Conducir una conferencia de salida con los gerentes del departamento de compras. Proporcione una lista de hallazgos y problemas que deben resolverse y recomendaciones sobre cómo resolverlos. Si se encuentra fraude, debe informarse a la gerencia superior fuera del departamento de compras. Brindar a los gerentes del departamento de compras la oportunidad de presentar información y / o evidencia adicional que pueda cambiar los resultados de la auditoría y proporcionar un plan de acción correctivo para resolver los problemas y hallazgos de auditoría pendientes.
Escriba el informe de auditoría al nivel apropiado de la administración y / o la junta directiva. Incluya el plan de acción correctivo de los gerentes del departamento de compras en el informe.
