Incluso si solo ha estado en su trabajo por un corto tiempo, sabe que mantener registros meticulosos, evaluar las prácticas de compra actuales, buscar nuevas relaciones con proveedores y asegurarse de que sus sistemas de operación estén diseñados de manera eficiente son las claves para un departamento de compras organizado. Ya sea que haya sido traído para transformar una división existente de caótica a organizada, o simplemente quiere estar seguro de que todo se mueve de manera eficiente con algunos fallos, este artículo puede orientarle en la dirección correcta.
Artículos que necesitarás
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Computadora
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Software
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Documentos de compra
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Manual de Políticas
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Operación de almacenamiento / inventario auditado
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Sistema de seguridad (opcional)
Comience a auditar los archivos y métodos del departamento de compras para evaluar el sistema actual. Haga un seguimiento de los artículos solicitados para empleados o departamentos y verifique el rendimiento de los proveedores autorizados. Visita a los jefes de departamento para discutir sus experiencias de compra anteriores. Obtenga retroalimentación sobre cómo mejorar los métodos de procesamiento, seguimiento y cumplimiento del departamento.
Obtenga permiso para redactar un nuevo manual de políticas del departamento de compras basado en los comentarios recibidos de los jefes de departamento si no hay una guía actual o es evidente que la versión actual no funciona. Escribir, editar y distribuir borradores a los tomadores de decisiones pertinentes. Envíe copias de la publicación a los administradores para que tengan un punto de referencia para futuras solicitudes de compra.
Los documentos de auditoría que emplea su empresa para realizar operaciones de compra. Revise el idioma de la orden de compra, revise la documentación y los formularios de licitación de su empresa, evalúe la solicitud de suministro comunitario y otros documentos. Realice cambios, si es necesario, para aumentar la seguridad y la eficiencia en la entrega de los artículos pedidos.
Revise y analice el inventario de la compañía de los suministros actualmente almacenados dentro o fuera del sitio. Verificar todos los inventarios contra la documentación existente. Marque los excesos y la escasez de artículos que están en constante demanda, como suministros de oficina. Evalúe la forma en que los recolectores y empacadores recogen y recuperan las compras. Haga mejoras en la forma en que se almacenan para reducir las ineficiencias.
Evalúe las operaciones actuales de trasiego, recolección y empaque, especialmente si la falta de información ha provocado robo, falta de existencias y retrasos en la entrega de suministros a los trabajadores de manera oportuna. Investigue la conveniencia de instalar un sistema de seguridad, si no hay uno ya instalado, para que sirva como elemento disuasorio del delito en las áreas de almacenamiento.
Instituya un programa de control de calidad para que los recolectores, empacadores, contabilidad y compras reciban información crítica sobre los envíos de suministros al mismo tiempo; particularmente cuando la información se relaciona con pedidos atrasados, huelgas de mano de obra, productos defectuosos o dañados, circunstancia inesperada que puede afectar la recepción y el desembolso de los materiales que llegan a través del departamento de compras.
Manténgase al tanto de las tendencias de la industria para aprender nuevas técnicas para organizar las operaciones del departamento de compras. Conciba un informe de progreso para que pueda actualizar de manera metódica la administración del estado de los artículos que colocan en el pedido para no pasar la mitad de su día respondiendo a la misma pregunta: "¿Cuándo puedo esperar recibir los blocs de notas que ordené?" ¿en julio?"
