Puede resultar confuso saber qué documentos necesita tener a mano cuando opera una pequeña empresa. Uno de esos documentos, el formulario del Servicio de Impuestos Internos W-9 - Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación - enumera los detalles importantes que necesita usted y el Servicio de Ingresos Internos para empresas, contratistas independientes y aquellos a los que realiza cualquier tipo de pago, incluidos Empleados y vendedores durante el año fiscal.
W-9 Propósito
El IRS recomienda que solicite a todos los proveedores que envíen un formulario W-9 cuando planee realizar pagos a ellos de $ 600 o más, si son individuos o contratistas independientes, un patrimonio o parte de un fideicomiso nacional, sociedades socias, corporaciones, un límite limitado. compañía de responsabilidad, asociaciones u organizaciones creadas en o bajo las leyes de los EE. UU. El propósito del W-9 es proporcionarle el nombre y la dirección legal del proveedor y el número de identificación exacto del contribuyente para los fines de la declaración de impuestos al final del año en el Formulario 1099. La información fiscal en el documento podría ser en forma de una identificación del empleador, un número de identificación de contribuyente extranjero residente o incluso un número de Seguro Social. El documento debe estar fechado y firmado por la persona que figura en la lista o por un representante de la entidad legal, si se trata de una empresa.
Aviso del IRS
Después de enviar los documentos del Formulario 1099 que indican los pagos realizados a proveedores y otros durante el transcurso del año, según la información recopilada del W-9, el IRS le enviará una notificación si la información del 1099 no está de acuerdo con sus registros. Deberá solicitar un segundo W-9 de aquellos proveedores cuya información sea incorrecta. El IRS requiere que mantenga los W-9 en el archivo de todas las personas a quienes haya pagado más de $ 600 en un año tributario como parte de las prácticas estándar de mantenimiento de registros, generalmente hasta siete años. Convierta en práctica solicitar los W-9 actualizados de los proveedores con regularidad para garantizar la precisión o al menos cada vez que el gobierno actualice o modifique el formulario.
