Cuando solicita una subvención, generalmente se le pedirá que presente un presupuesto propuesto junto con el resto de su propuesta. En casi todos los casos, ese presupuesto debe ir acompañado de una descripción del presupuesto. Esta sección del paquete de su propuesta de subvención ayuda a explicar y, lo que es más importante, justifica los números en su presupuesto propuesto. Una narrativa presupuestaria sólida, respaldada y bien escrita ayuda a convencer a las personas a cargo de otorgar la subvención de que su organización y su proyecto son la apuesta ganadora entre un grupo diverso de candidatos.
¿Qué es una narrativa de presupuesto?
Si bien los programas de subsidios a menudo requieren que los solicitantes cumplan con las pautas específicas del programa, la mayoría de los paquetes de subsidios solicitan que la propuesta incluya un presupuesto planificado y una descripción del presupuesto adjunto. La narrativa puede estar contenida en una sección separada de la propuesta, o podría agregarse al presupuesto como viñetas o notas adjuntas a partidas presupuestarias específicas. Si bien el propósito de la sección de presupuesto es dar al lector una impresión instantánea de los números en sí, la narrativa debe diseñarse para justificar el presupuesto, tanto en forma total como detallada. La justificación adecuada y precisa de cada artículo del presupuesto es particularmente importante para las grandes subvenciones. Los detalles narrativos deben ayudar a los lectores a explicar cómo y dónde los fondos de la subvención tendrán un impacto positivo, en caso de que se acepte la propuesta.
¿Cuál es la función de la narrativa presupuestaria?
El propósito de la descripción del presupuesto es explicar y justificar los costos proyectados para el plan de la propuesta. Para ser efectivo, una narrativa de presupuesto debe estar escrita de manera clara y sucinta en un lenguaje sencillo. La descripción explica por qué cada costo específico es necesario para lograr los objetivos de la propuesta y los objetivos del programa de donaciones. Para que el trabajo sea más fácil y más sencillo, cree su presupuesto y su descripción del presupuesto aproximadamente al mismo tiempo. El trabajo que realice para crear una sección necesariamente informará y dará forma a la otra, y viceversa.
¿Cómo organizar una narrativa de presupuesto?
En términos generales, las narrativas del presupuesto se organizarán de acuerdo con la organización del presupuesto, ya que su propósito es aclarar y justificar el presupuesto. Crear una narrativa que imite la estructura organizativa del presupuesto en sí ayuda a reforzar sus datos y el sentido de una propuesta coherente para su lector.
Comience por clasificar cada parte de su narrativa de acuerdo con la forma en que lo hace el presupuesto. Es posible que desee escribir una sección separada para artículos inusualmente caros, en lugar de agruparlos en un solo párrafo. De lo contrario, en su mayor parte, cada artículo debe estar cubierto en su propio párrafo, en la categoría correspondiente. Incluya información específica sobre por qué es necesario ese costo específico, cómo se relaciona con su programa y cómo promueve los objetivos de la subvención. Además, incluya soporte documentado para el artículo, su costo y fuente específica, si corresponde.
¿Qué es un ejemplo de un desglose de presupuesto?
Un ejemplo de desglose de presupuesto incluye las siguientes categorías:
- Personal y Consultores (o alternativamente, divídalos en dos categorías separadas)
- Beneficios marginales
- Viajar
- Otros contratos y servicios
- Herramientas y Equipamiento
- Suministros y materiales
- Ingresos del programa
- Diverso
Las subvenciones para las que está solicitando pueden tener sus propios requisitos específicos para la propuesta en general o el presupuesto y la descripción del presupuesto en particular. Siempre verifique los requisitos de su subvención antes de finalizar la propuesta y la descripción del presupuesto. La mayoría de las subvenciones esperan que las partidas presupuestarias sean categorizadas.
Escribe como si a un amigo
Para ser efectivo, el contenido de una narrativa de presupuesto debe ser específico, razonable, practicable y bien organizado. Tenga en cuenta que el propósito de la narrativa es justificar los costos y gastos propuestos, y probar que ambos están garantizados y son necesarios. Para crear un borrador de la narrativa para cada sección y artículo del presupuesto, enfóquese en la tarea como si estuviera explicando a un amigo interesado que no tiene ninguna relación con el programa, su compañía, la subvención o la organización de financiamiento. Esta persona desea saber más, pero carece de la experiencia profesional o el vocabulario para comprender sus objetivos de manera instintiva. Deberá explicárselo a este amigo interesado e inexperto utilizando términos claros y simples y un razonamiento directo.
Escribe cada sección narrativa como si estuvieras hablando directamente con esta persona. Esto le ayudará a crear una narrativa de proceso con un flujo de conversación utilizando un lenguaje simple y claro. Una vez que haya escrito un borrador completo de la narrativa utilizando este enfoque, puede retroceder y revisar el texto para que fluya con mayor facilidad y corrija cualquier problema de legibilidad.
Repite los números para mayor claridad
Repita los precios exactos en su narrativa, asumiendo que su narrativa estará en una sección separada de su propuesta. Esto facilita que el lector entienda su presupuesto y los detalles de cómo se utilizarán los fondos. Si su presupuesto se basa en proyecciones, explique cómo estimó los costos, y si tiene presupuestos o presupuestos de proveedores externos, adjúntelos a su propuesta como apéndices.
Además, debe asumir que su lector no necesariamente entenderá cómo se debe utilizar cada elemento o cuál es su propósito para alcanzar sus metas. Incluya descripciones claras de cómo se usará el artículo o de qué contribuye el servicio a su programa propuesto.
