La parte más costosa de operar una empresa es pagar la mano de obra en términos de salarios, ofrecer beneficios y bonificaciones y desarrollar programas de capacitación, por lo que calcular los niveles de mano de obra es tan importante. Muchas empresas utilizan un programa de previsión de la demanda que tiene en cuenta el número de empleados pasados, el número de empleados despedidos y las jubilaciones pendientes. Si bien el software puede hacer una proyección para la demanda actual, puede que no sea aplicable dada la estrategia general de la empresa. Para estar seguro, considere los picos estacionales, las necesidades por hora, los tiempos de vacaciones programados y las tendencias del mercado al calcular los niveles de mano de obra. La gestión estratégica de recursos humanos es importante para una empresa que desea minimizar los costos y mejorar su rentabilidad.
Artículos que necesitarás
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Proyecciones futuras de orden
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Descripciones de trabajo
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Tiempos de procesamiento
Examine los niveles macro y micro de su negocio para comenzar a comprender los niveles de mano de obra necesarios para operar de manera eficiente. Los niveles macro de una empresa se dividen en categorías funcionales de grupo como liderazgo ejecutivo, servicio al cliente, ventas, operaciones, finanzas, gestión de la cadena de suministro y relaciones humanas.
Los niveles micro de una empresa se desglosan en descripciones de trabajo y habilidades laborales necesarias para realizar un trabajo en particular. Defina cuáles son las expectativas del cliente para su tiempo de entrega y estudie si llega a tiempo, tarde o temprano. Si no está cumpliendo con las expectativas de los clientes, es posible que esté perdiendo ventas, lo que significa que debe examinar sus métodos operativos y encontrar una manera de satisfacer las necesidades de los clientes. El dimensionamiento correcto de los aspectos del intelecto humano de una empresa no es fácil de hacer y puede cambiar periódicamente en función del ciclo de vida de una empresa y las tendencias del mercado. Pero debería poder calcular con éxito los niveles de mano de obra usando estos pasos.
Las empresas más pequeñas tienden a emplear personas que pueden realizar varias funciones de trabajo, mientras que las empresas más grandes tienden a emplear personas que son capaces de realizar un conjunto específico de tareas una y otra vez en grandes cantidades de trabajo. Determine la estrategia de su operación con respecto a las necesidades de personal en general.
Observe el flujo de pedidos anticipado de la empresa y revise las áreas de cuellos de botella que tienden a respaldar y afectan el proceso general. Examine el atraso del negocio y determine si la satisfacción del cliente o las ganancias operativas se ven afectadas porque el negocio es demasiado lento para satisfacer las necesidades del cliente. Si hay empleados que están inactivos más del 50 por ciento del tiempo, revise las descripciones de los puestos y vea si hay una manera en que otros empleados o un contratista puedan hacer este trabajo. O determine si hay otro trabajo que deba hacerse que el empleado pueda manejar durante el otro 50 por ciento de su tiempo de trabajo y evite contratar a alguien más.
Revisar los objetivos de la empresa para respaldar las actividades laborales básicas y no básicas. Algunas empresas optan por contratar trabajadores temporales para los picos estacionales. Otros optan por externalizar cosas tales como la nómina, la administración de beneficios e incluso el servicio al cliente para aliviar la necesidad de contratar trabajadores permanentes a tiempo completo y proporcionarles beneficios de salud, planes de jubilación y horas extra.
Algunas empresas se consideran a sí mismas como empresas de capacitación donde esperan una mayor rotación, salarios más bajos y trabajadores menos calificados. Otras empresas pueden invertir mucho en sus empleados a través de la educación y la capacitación porque están en un campo altamente técnico. La gestión estratégica de recursos humanos comienza con la visión de la empresa y se filtra en la forma en que se contrata, capacita, retiene y utiliza a los empleados.
Los entornos sindicales pueden ser restrictivos en términos de cómo los empleados son categorizados, pagados y administrados. Negocie un contrato laboral que le permita flexibilidad para mantener su negocio operando de manera eficiente.
Las tasas de utilización de los empleados son una de las formas en que una empresa puede evaluar la efectividad de su personal, pero debe tener en cuenta las trampas, como los equipos caídos o las horas punta que pueden interferir con esta proyección. Por ejemplo, si tiene un negocio de comida rápida y atiende a 200 clientes al día, podría proyectar que le llevará media hora atender a cada cliente de principio a fin. Eso podría incluir tomar un pedido de un cliente, procesar el pedido, recibir un pago por el pedido y limpiar o mantener un área pública después de que el cliente se haya ido.
A nivel agregado, puede proyectar que con 200 clientes cada uno demorando media hora en atender, necesitará personal para cubrir el valor de 60 horas de negocios durante un período de ocho horas. Al dividir ocho horas en el tiempo total requerido (60 horas), descubrirá que necesita 7.5 personas para manejar este trabajo. Sin embargo, el uso de una tasa de utilización directa como esta puede no proporcionarle todos los detalles que necesita para planificar adecuadamente. Puede encontrar que entre las 11 am y las 2 p.m. sus picos comerciales, mientras que en otras ocasiones durante el día están menos ocupados.
En lugar de usar una ventana de ocho horas, considere usar una ventana de cuatro horas para sus horas pico con el mismo cálculo. El procesamiento de 200 clientes en cuatro horas en una media hora por transacción aún produce un total de 60 horas-hombre, pero cuando 60 se divide por cuatro horas, se necesitan 15 personas.
Tenga en cuenta que perfeccionar el proceso por adelantado sin ajustar la mitad o el final del proceso no le dará lo que necesita. Quieres minimizar el desperdicio. Durante las horas pico, haga que los trabajadores se paren en un lugar y hagan una tarea antes de pasar la orden a la siguiente persona, que también hace una tarea y la pasa. Esto eliminará a las personas tropezando unas con otras.
Es mejor detallar el tiempo de procesamiento en cada paso (tomar el pedido, proporcionar un cambio y un recibo, preparar el pedido, servir el pedido, limpiar) e incluir en el cálculo el tiempo de espera (tiempo de espera), el tiempo de configuración y el tiempo de inactividad. De personas o máquinas. De esta manera, puede comprender mejor dónde debe estar su personal durante el proceso. Desea que los pedidos de los clientes fluyan de manera uniforme a través de los procesos para que una estación o área no se atasque.
Consejos
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No tener suficientes empleados adecuados puede significar problemas para cumplir con las demandas de calidad y producción. Tener demasiados empleados puede aumentar los gastos generales. Tener algunos empleados con exceso de trabajo y otros que tienen demasiado tiempo de inactividad puede causar problemas con la moral y la rotación de empleados.
La sobreproducción y mantener a los empleados "ocupados" por mantenerlos empleados puede ser costoso. Algunas empresas utilizan el tiempo de inactividad de los empleados para la educación o las oportunidades de capacitación cruzada. Otros proporcionan horarios de trabajo flexibles que les permiten a los empleados dedicar tiempo de trabajo cuando está disponible y aún así estar disponibles cuando se los necesita.
Para los trabajadores altamente calificados, afine la capacitación, la contratación y las estructuras de bonificación para retener a los mejores empleados y minimizar los costos asociados con la rotación.
