Cómo planificar una llamada de conferencia. En el mundo corporativo, las reuniones son una parte vital de la comunicación. Una forma de llevar a cabo reuniones en las que los participantes pueden estar en diferentes oficinas, o incluso en diferentes partes del mundo, es mediante la programación de una llamada de conferencia. Aunque las llamadas de conferencia pueden ser una forma conveniente de comunicarse, hay algunos pasos que debe seguir para planificar una con éxito. Siga estos consejos para planificar una llamada de conferencia.
Decida una fecha y hora para su llamada de conferencia. Asegúrese de tener en cuenta a los participantes que residen en diferentes zonas horarias al planificar el tiempo.No desea planificar una llamada de conferencia por un tiempo antes o después de que sus colegas normalmente estén en la oficina.
Solicite un número de llamada de conferencia en el centro de conferencias de su empresa o comuníquese con un proveedor en línea que facilite las llamadas de conferencia. A menudo, esto implica establecer una cuenta y pagar una pequeña tarifa, pero es una opción conveniente si su empresa no ofrece servicios de conferencia.
Prepare una convocatoria de reunión detallando la fecha, la hora y el tema propuesto. Esto se debe enviar por correo electrónico a los participantes de la llamada de conferencia con varias semanas de anticipación para darles tiempo suficiente para atender su llamada de conferencia. Asegúrese de incluir instrucciones de marcación específicas y cualquier número de PIN que los participantes necesitarán para acceder a la llamada.
Crear una agenda para la llamada de conferencia. Su agenda debe cubrir lo que le gustaría que la llamada de conferencia logre, qué entregables se requerirán después de la llamada y qué participantes serán responsables de los próximos pasos.
Envíe la agenda y cualquier información complementaria que los participantes deberán revisar varios días antes de la llamada. Puede incluir hojas de cálculo o informes que proporcionen antecedentes para el tema que planea abordar.
Realice un seguimiento personal con cualquier participante que no haya recibido confirmación desde el día anterior a la llamada de conferencia. Una llamada telefónica es mejor en este caso, ya que es posible que el participante no haya recibido su correo electrónico con la solicitud de reunión.
