Claro que todos conocemos a nuestros abc y creemos que podemos archivar bien, porque según el alfabeto, Adam aparece antes que Ant. Pero, ¿a dónde va AWC Company? Después de la hormiga? En el complejo de oficinas donde trabajo, los documentos y los archivos a menudo se archivan de manera incorrecta, lo que dificulta encontrar los documentos necesarios. Con unas pocas reglas simples, podrá archivar cualquier cosa en el lugar correcto.
Mismo apellido, nombre diferente. Simple, cuando el elemento que está presentando tiene el mismo apellido pero un nombre diferente, el orden de presentación lo determina el nombre. Entonces Adams, John vendrá antes que Adams, Sam en tu archivador.
Mismo apellido, mismo nombre. Un poco más difícil pero hay otras cosas a tener en cuenta. Si hay una inicial, entonces la orden está determinada por la inicial, de modo que Adams, John B. se coloca antes que Adams, John D. Si no hay una inicial, entonces use el estado en el que se encuentra la persona o compañía, y si esa es la misma, luego use la ciudad, seguido del nombre de la calle y finalmente los números de las calles. Trabaje desde el área más grande hasta el área más específica al determinar el orden de presentación.
Iniciales. Las iniciales como la que se usa en el nombre de una empresa se consideran como si cada letra fuera una palabra diferente. Entonces, si está colocando un archivo para la Compañía AWC, vendría antes que la Compañía Adam porque cada letra en la primera compañía se considera como una palabra diferente. 'A' por sí misma se archiva alfabéticamente antes de una palabra más larga.
Confundir nombres de empresas. ¿Cómo archivar la compañía de Paul Smith? ¿Bajo Paul o Smith? Cuando se trata de nombres de compañías o nombres comerciales, preséntelos por el nombre. Así que Paul Smith está archivado en P para Paul y no en S para Smith.
Números y abreviaturas. Estos se archivan como si estuvieran explicados. El restaurante 3 Sisters está archivado en T para tres. La iglesia de San José está archivada como si el santo hubiera sido explicado. Así que el archivo de la Iglesia de San José se colocaría antes de Sam's Diner porque Sai se presenta antes que Sam.
Consejos
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Estas son las prácticas de presentación estándar. Sin embargo, una computadora no archiva de esta manera. Una computadora lee cada nombre literalmente, de modo que Adam Company en el Paso 3 estará ante AWC Company si no hay espacios entre las letras. La computadora también pondrá números antes de las letras y no considera que San en San José sea en realidad la palabra Santo. Si está compilando una lista de computadoras y desea que sea consistente con su sistema de archivo, entonces los elementos deben ingresarse en consecuencia para que la clasificación de la computadora sea la misma. Por lo tanto, tendría que poner espacios entre las letras en A W C Company, deletrear el número 3 y así sucesivamente.
