Un archivador normalmente se refiere a un mueble de oficina que almacena archivos y documentos. Archivadores vienen en diferentes tamaños. Algunos tienen cerraduras para evitar el acceso no autorizado, mientras que otros gabinetes son fáciles de transportar y accesibles por cualquier persona. Las empresas con grandes cantidades de archivos, como hospitales, bufetes de abogados o escuelas, a menudo mantienen gabinetes que no se pueden mover fácilmente.
Lo esencial
Hay múltiples formas de archivar documentos. Para desarrollar un enfoque sistemático, debe analizar la información que se almacenará dentro de los archivos. Haga una lluvia de ideas de diferentes maneras para que pueda seleccionar el mejor método. Por ejemplo, si mantiene registros de los proveedores de partes de automóviles, entonces podría presentarlos utilizando un enfoque alfabético basado en el nombre de la empresa. También puede establecer un método para separar los proveedores por región (por ejemplo, Sur, Oeste, Este, Internacional). Si mantiene registros de reptiles, entonces su método puede involucrar la organización de reptiles por sus nombres científicos o por la fecha en que se creó el archivo.
Gestión de documentos
Una vez que diseñe un método satisfactorio, asegúrese de anotarlo para que otras personas puedan entender y seguir el sistema de archivo. También debe asegurarse de que los archivos se conserven correctamente, ya que su sistema se volverá inefectivo rápidamente si los archivos están incompletos (por ejemplo, datos faltantes) o se almacenan incorrectamente (por ejemplo, se ignoran las categorías de archivos). Por ejemplo, si está separando los géneros por color, entonces las personas que crean archivos deben recordar distinguir a hombres y mujeres.
Debe anticipar el crecimiento y agregar gabinetes adicionales o espacio según sea necesario. De lo contrario, los registros se rellenarán demasiado apretado. También considere cómo diferenciar los archivos activos de los inactivos y, si corresponde, cuándo destruir o destruir los archivos inactivos.
Consideraciones
Muchas empresas implementan sistemas de organización de documentos que utilizan documentos originales o copias impresas. Sin embargo, antes de crear un nuevo sistema de archivo, debe explorar las opciones virtuales. Por ejemplo, puede comprar un programa de software e ingresar datos a un servidor interno o basado en la web. Incluso si actualmente tiene un sistema de archivo, debe evaluar el tiempo y el costo de transferir datos con el ahorro potencial y la eficiencia del almacenamiento digital o basado en la web. Los bufetes de abogados que utilizan el software de gestión de casos Needles pueden pasar mucho tiempo transfiriendo datos, pero una vez que el sistema está funcionando completamente, existen innumerables ventajas, como la posibilidad de acceder a archivos desde ubicaciones remotas.
