Si propone una solución a un problema de larga data, es probable que su gerente le pida que envíe una propuesta formal. Aunque la longitud varía según la información que necesita cubrir, la mayoría de las propuestas formales constan de ciertos componentes principales similares a los de los informes formales. Estos generalmente incluyen las partes prefatory, cuerpo y complementarias. Como su nombre lo indica, la parte preliminar de la propuesta introduce al lector al concepto.
Detalles del título
La mosca del título es la primera página de la propuesta que se coloca inmediatamente después de la portada que no lleva más que el título. A continuación se encuentra la página del título, que, además del título, lleva los nombres del autor y la persona que autorizó al autor para presentar la propuesta, junto con su designación, dirección oficial y detalles de contacto. Esta página también debe llevar la fecha de presentación de la propuesta.
Letras
Las propuestas autorizadas por escrito deben contener la carta de autorización inmediatamente después de la página del título. A esto sigue la transmisión o la carta de presentación escrita por la persona que escribe la propuesta. La carta de presentación debe dirigirse al destinatario e identificar la propuesta por su título. Esta carta formal generalmente brinda información sobre el propósito del documento, sin entrar en detalles sobre lo que cubre o las conclusiones a las que llegó el autor. El escritor puede usar la carta de presentación para agradecer la ayuda que recibió al preparar la propuesta.
Tabla de contenido
La tabla de contenidos proporciona un resumen de la estructura de la propuesta. Contiene una lista completa de los encabezados dentro del documento, junto con el número de página correspondiente al lado de cada uno. Es vital alinear estos encabezados con suficientes huecos y líderes para brindar una clara visualización de la información. Si la propuesta contiene un número significativo de figuras, tablas, gráficos u otras ayudas visuales, deben aparecer en una página separada como "Lista de ilustraciones" inmediatamente después de la tabla de contenido.
Resumen ejecutivo
Esta parte contiene información concisa sobre los contenidos que aparecen en la propuesta. Siguiendo el esquema proporcionado en la tabla de contenidos, el resumen ejecutivo presenta el tema, proporciona datos relevantes y resume las conclusiones y recomendaciones de la persona que hace la propuesta. El propósito de este resumen es proporcionar una vista panorámica del tema para que los ejecutivos ocupados lo examinen rápidamente. Aunque esto aparece antes del cuerpo principal de la propuesta, es más fácil componer esta parte al final, después de reunir todo el documento.
