A menudo, cuando una organización busca ayuda externa para un proyecto, emite una RFP o una solicitud de propuesta. Luego, los contratistas responden a la RFP, explicando cómo pueden ayudar con el proyecto y por qué su compañía o equipo es la mejor opción para el trabajo. Para recibir las respuestas más completas y tomar la decisión correcta, las RFP deben incluir información básica.
Una RFP siempre debe comenzar con una introducción y una descripción general de la organización que emite la solicitud y el problema o proyecto donde se necesita ayuda. La introducción generalmente no es más que un párrafo o dos, y también debe incluir la fecha de vencimiento del proyecto y el presupuesto propuesto. Incluir esta información ayuda a las empresas a tomar una decisión sobre si responder a la RFP.
detalles del proyecto
La segunda parte de una RFP debe proporcionar detalles sobre el proyecto o programa específico. Proporcione detalles sobre el propósito y la estructura del proyecto, así como detalles sobre el equipo que trabaja en él, ubicación, cronograma y estado. Esta información ayuda a los encuestados a comprender el contexto del proyecto; luego pueden adaptar su respuesta a las necesidades de la organización solicitante.
Alcance del servicio
Una RFP debe detallar qué servicios está buscando en una empresa externa. Este alcance de servicio es probablemente la sección más importante de la RFP, ya que las empresas que respondieron se encargarán de desarrollar propuestas que satisfagan todas sus necesidades. Si bien debe incluir tareas específicas que son clave para completar el proyecto, la lista de servicios requeridos debe ser bastante general, ya que cada empresa que responde tendrá su propio enfoque del proyecto. Permitir que las empresas externas detallan sus ideas y procesos puede ayudarlo a tomar una decisión más informada sobre la mejor compañía para el trabajo.
Presupuesto
Si bien algunas empresas que emiten RFP dudan en incluir información presupuestaria, si tiene un presupuesto estricto, entonces inclúyalo en la RFP. La RFP debe incluir una sección que solicite a las empresas que detallan cómo planean usar el presupuesto, así como un desglose de sus requisitos y procedimientos de facturación y pago. También incluya información sobre el tipo de contrato que está otorgando y la duración del contrato.
Calificaciones
Cuando elige una empresa externa para trabajar con su empresa, desea la mejor y más calificada firma que pueda pagar. La RFP debe incluir una sección donde las empresas que respondan puedan detallar sus calificaciones para el trabajo. Si está buscando una experiencia específica, pídale a los encuestados que detallan sus habilidades y experiencia en esa área. Además, solicite referencias, ya sea para la compañía en su totalidad o para los miembros individuales del equipo.
Evaluación y Sumisión
Las RFP deben incluir un desglose de los criterios de evaluación y las instrucciones para presentar la propuesta. Sea claro y específico, indicando la fecha y hora de la fecha límite, así como una dirección específica donde recibirá las propuestas. Si hay circunstancias que conduzcan a una descalificación inmediata, entonces inclúyalos también.
