Cuando se inicia una nueva organización, se forma un equipo o se define un proyecto, es importante saber cuál es el propósito y el alcance. El documento utilizado para aclarar esto se llama un documento de carta.
¿Qué es un documento de la Carta?
Una carta es un documento formal que es como una hoja de ruta para lo que una organización, equipo o proyecto pretende ser y lograr. Incluye quién está involucrado, cuáles son los objetivos, quién tiene la autoridad y sobre qué y quién, y si hay un ciclo de vida para el grupo o proyecto cuando esté completo.
Un ejercicio historico
Los documentos de la Carta han existido desde la Edad Media. La Carta Magna, que se remonta a 1215, aclaró el papel del Rey de Inglaterra al establecer los derechos para los barones, otros propietarios y la Iglesia.
A lo largo de la historia, los estatutos han sido documentos valiosos que delinean los derechos de organización y proyecto, así como lo que se necesita para lograrlo. Desde las empresas autorizadas dotadas de poderes reales como se dispusieron a descubrir el nuevo mundo a través de los documentos que dictan los derechos coloniales, las cartas de ayer son similares en el marco de los documentos organizativos de hoy.
¿Qué es una carta de proyecto?
Una carta de proyecto no solo define las ambiciones y los jugadores en un proyecto; protege al equipo del temido "alcance creep" que ve muchos proyectos que se vuelven ingobernables.
Una carta se elabora antes del plan del proyecto; Detalla los objetivos y metas del proyecto. También incluye los antecedentes del proyecto, explicando su propósito y lo que debe lograr. La carta describe el alcance del proyecto y establece cuáles son los entregables, las tareas de las que el equipo es responsable y los trabajos que no se espera que el equipo realice también. Lo último es crucial para prevenir el "desplazamiento del alcance" que puede llevar a responsabilidades cada vez mayores, lo que en última instancia puede amenazar los plazos.
La carta también debe dictar el liderazgo, las partes interesadas y los miembros del equipo. Esbozará las fechas críticas en el proyecto y el presupuesto, junto con los riesgos y supuestos, así como las dependencias y restricciones. Debe aclarar el nivel de autoridad del gerente del proyecto, incluso si pueden contratar o despedir personal. Finalmente, debe establecer un plan de juego de comunicación, que incluya parámetros sobre la rapidez con que se esperan las respuestas en las consultas.
Una carta del proyecto está destinada a ser firmada por los principales interesados y la administración. Debería reducir la falta de comunicación y proporcionar una luz de guía fuerte a la vida del proyecto. También se considera una forma de "vender" un proyecto a la administración para su aprobación.
Escribir una buena carta de equipo
Al igual que una carta de proyecto, una carta de equipo debe lograr las mismas cosas para cualquier equipo. Sus componentes son similares pero se aplican al equipo en lugar de a un proyecto.
Explicará por qué se está creando el equipo y qué tipo de proyectos encabezará al tiempo que delineará los objetivos para el futuro del equipo y aclarará los parámetros para medir el éxito del equipo.
El estatuto establecerá claramente los roles: quién está a cargo, qué implica su autoridad, quiénes son los miembros del equipo, qué habilidades aportan todos y cómo se utilizarán mejor esas habilidades. El documento explorará el presupuesto asignado al equipo, así como los recursos a su disposición. Asimismo, establece cómo se realizarán las auditorías y revisiones internas para avanzar en los proyectos del equipo, junto con la ejecución de las evaluaciones del equipo y la frecuencia de los mismos. Los métodos de comunicación y las expectativas también deben ser delineados.
Una buena carta de equipo debe ayudar a mantener la falta de comunicación al mínimo y mantener un equipo centrado en sus objetivos.
Cartas como fuerzas de guía
El documento chárter clarifica las estructuras de poder, establece planes de comunicación y sirve como una guía aproximada sobre presupuestos y asignaciones. Todo esto puede ser percibido como un problema de isquiotibiales antes de que comiencen. Pero la carta ayuda a proteger los proyectos y equipos al establecer pautas y aspiraciones claras, así como también limitaciones en las expectativas y roles. Un documento chárter bien escrito proporcionará y protegerá el alcance de los equipos, proyectos y organizaciones.
