Informe escrito en una habilidad esencial en todos los niveles de negocio. Escribir informes claros y concisos es una habilidad clave para una comunicación comercial efectiva. Un informe efectivo y bien escrito puede impulsar las ventas, crear equipos más cohesivos y con mejor funcionamiento, agilizar los procesos y mejorar las operaciones financieras. Los informes pueden alertar a la administración sobre oportunidades para el crecimiento del negocio, identificar áreas donde se puede lograr una mayor eficiencia y establecer procedimientos comerciales coherentes. Debido a que es tan esencial para el funcionamiento de la mayoría de las empresas, la redacción de informes se considera una de las formas más importantes de comunicación empresarial.
Consideraciones
La redacción de informes, porque es una parte tan importante de la comunicación empresarial, debe estar bien planificada. Las consideraciones importantes incluyen conocer la audiencia para la cual se está escribiendo el informe, las razones para redactar el informe, el propósito final para el cual está destinado el informe y el personal específico necesario para aportar información que es esencial para completar el informe. Es vital determinar la cantidad de recursos comerciales que se destinarán a la redacción del informe y comparar el valor de estos recursos con el rendimiento neto esperado de la creación del informe. Si se necesitan muchos recursos valiosos para escribir un informe, pero el informe solo producirá un pequeño beneficio, entonces no es un proyecto efectivo. Una forma de comunicación comercial que consume menos tiempo, como un memorando, puede ser lo que se necesita.
Planificación
Una vez que se han examinado y documentado todas las consideraciones, el autor del informe, o el jefe del proyecto, si varios escritores están creando el informe, construye un plan. La planificación es esencial para una comunicación comercial efectiva, en ninguna parte más que en la redacción de informes. Un plan integral para redactar un informe incluye el cronograma para la creación del informe, los materiales necesarios, una lista de todos los contribuyentes y todos los suministros y materiales colaterales necesarios, como las ilustraciones.
Producción
La producción es el paso más importante en todos los proyectos de comunicación empresarial. En la redacción de informes, la producción puede tomar tan poco como un día o varios meses, según el alcance del proyecto. Es importante consultar el plan periódicamente durante largos proyectos de redacción de informes para garantizar que el proyecto esté en camino de completarse oportunamente.
revisión
Un informe normalmente es revisado por al menos el escritor antes de entregarlo a sus destinatarios finales. Se necesita una buena gramática y estilo para todas las comunicaciones de negocios, por lo que la revisión debe incluir, como mínimo, una revisión de ortografía y puntuación. Si el tiempo lo permite, se debe realizar una revisión más extensa del contenido. Si es posible, el corrector de pruebas debe ser alguien que esté viendo el material nuevamente; Los "ojos nuevos" son aptos para detectar errores tipográficos o gramaticales que una persona que ha estado involucrada en la creación del informe puede no captar.
Entrega
La entrega de un informe puede tomar varias formas: Un informe puede presentarse como una presentación de diapositivas y discusión, imprimirse y enviarse por correo electrónico en su totalidad a los destinatarios o dividirse en varias secciones y entregarse durante varias semanas a diferentes destinatarios. Se puede presentar una versión más corta de un informe largo, mientras que la versión completa se proporciona en forma impresa. Los métodos de entrega dependen de la longitud del informe, la disponibilidad del escritor para presentar los hallazgos y las ubicaciones geográficas de los destinatarios.
