Las reuniones son una parte necesaria de cada negocio. Debido a que una reunión bien planificada es un foro para aprovechar el capital humano, es una herramienta empresarial esencial que puede mejorar la productividad de la fuerza laboral. No existe una manera universal de dirigir una reunión. Sin embargo, puede hacer ciertas preguntas en la mayoría de las reuniones para ayudarlo a mantenerse en el camino y lograr los objetivos de su reunión.
¿Cuáles son los objetivos de esta reunión?
Comience cada reunión identificando primero los objetivos de la reunión, que también sirve para ayudar a "romper el hielo". Haga preguntas como "¿Qué queremos lograr hoy?" o "¿Cuáles son los objetivos de esta reunión?" Establecer un objetivo claro puede ayudarlo a usted y a los participantes a mantenerse en el camino. Si la reunión se desvía del rumbo, puede recordar cortésmente a los participantes los objetivos de la reunión.
¿Qué progreso hemos logrado desde la última reunión?
Pregunte a los participantes de la reunión, "¿Qué progreso hemos logrado desde la última reunión?" Esta es una pregunta especialmente útil si tiene reuniones recurrentes. Prepárese para hablar sobre el progreso que ha logrado y traiga una agenda de la reunión que enumera los temas importantes que cubrió en sus reuniones anteriores y lo que ha hecho para abordar cualquier problema pendiente.
¿A qué problemas nos enfrentamos?
Las reuniones son un lugar para discutir los problemas que usted o los miembros de su equipo tienen con un proyecto, su empresa o un individuo. Así que eso se traduce como "¿A qué problemas nos enfrentamos?" La preparación es clave, así que planifique para la reunión elaborando una lista de puntos de discusión. Cuando discuta problemas, no se enoje y se ponga a la defensiva; mantenga la calma y explique los problemas conocidos, descubra amenazas que se avecinan y solicite formas de abordar estos problemas.
¿Cuáles son las cosas que queremos lograr antes de nuestra próxima reunión?
Termine todas las reuniones preguntando: "¿Qué cosas queremos lograr antes de nuestra próxima reunión?" Desarrolle una lista de los siguientes pasos al final de cada reunión. Haga que alguien de su equipo envíe notas detalladas de la reunión que enumeren los roles, las responsabilidades y las fechas para cada uno de sus próximos pasos. Recorra la sala y pida a los participantes que compartan lo que creen que son los mejores pasos a seguir para alcanzar sus metas para la próxima reunión.
¿Cómo logramos nuestros objetivos comerciales en el futuro?
Pregunte a los participantes de la reunión, "¿Cómo logramos nuestros objetivos comerciales en el futuro?" Eso es importante porque todas las reuniones deben alinearse con las metas y los objetivos de la empresa. La pregunta ayuda a los participantes de la reunión a tener en mente el panorama general porque esto es algo que a menudo se pierde en la confusión diaria.
