Las cartas de propuestas pueden servir como herramientas importantes para ganar nuevos clientes, comenzar nuevos proyectos y hacer crecer un negocio. Desde la disposición y el diseño hasta el idioma utilizado en el documento, los líderes empresariales deben considerar todos los aspectos de una propuesta antes de enviarla a su destinatario para maximizar la efectividad del documento. Al igual que la apertura de dicha carta es fundamental para que un lector lea todo el contenido, las últimas oraciones de una carta de propuesta también son de particular importancia, ya que esas son las últimas palabras que el destinatario leerá antes de tomar una decisión..
Escribir una propuesta efectiva
Para escribir una carta de propuesta efectiva, es útil comenzar por recopilar toda la información relevante que planea incluir en el documento. Esto puede incluir estadísticas, cifras presupuestarias, fechas, definiciones y credenciales de su empresa. También puede comenzar con un esquema, que es una herramienta de escritura que puede ayudarlo a planificar las diferentes categorías de su propuesta.
La introducción de su propuesta debería despertar el interés del lector y probablemente incluirá información básica sobre su empresa y por qué está calificada para realizar la tarea específica en cuestión. La introducción también puede incluir una visión general amplia del tema de la propuesta para que los destinatarios entiendan qué están a punto de leer y por qué deben seguir leyendo. Algunas propuestas también pueden comenzar con un resumen ejecutivo, que es un breve resumen que resume los puntos clave de la propuesta. El resumen ejecutivo es útil para los destinatarios que tienen poco tiempo pero desean tener una idea de lo que trata la propuesta.
Las secciones principales de su propuesta variarán según el proyecto, pero pueden incluir secciones que analizan el presupuesto o los precios del proyecto, el cronograma propuesto para el proyecto y los riesgos asociados con el proyecto. También puede discutir los materiales necesarios para completar el proyecto, la mano de obra o los tipos de trabajadores necesarios para completar el proyecto y los ingresos proyectados o clientes potenciales generados por el proyecto.
Es importante adaptar su documento a su audiencia específica mientras escribe una propuesta. El idioma que utilice variará en función de la experiencia del público y de su familiaridad con los aspectos técnicos del proyecto.
Antes de enviar la propuesta a un lector, siempre edite el documento con cuidado y elimine los errores ortográficos, los errores gramaticales y las imprecisiones objetivas. Los errores tipográficos y otros errores pueden ser percibidos como no profesionales y pueden resultar en el rechazo de la propuesta.
Cierre de una carta de propuesta
La conclusión de una propuesta es un elemento crítico del documento general. Cuando el destinatario termina de leer la propuesta, las últimas oraciones o párrafos deben quedarse en su mente. Una conclusión efectiva puede ayudar a sellar el trato y llevar al lector a hacer negocios con su empresa. Si bien otras partes de la propuesta también son importantes para obtener aprobación para avanzar, tiene sentido dedicar más tiempo a las últimas oraciones para garantizar que la propuesta sea persuasiva.
En la conclusión, considere recapitular los puntos de nivel superior de la propuesta para enfatizar los conceptos principales, teniendo cuidado de no repetir textualmente lo que ya escribió. Este resumen final debe proporcionar un análisis o explicación que conecte todos los puntos principales. También puede animar al destinatario a continuar la conversación ofreciéndose a responder cualquier pregunta persistente o para discutir la idea con mayor profundidad en una fecha posterior. Por ejemplo, puede escribir: "Por favor, avíseme si tiene preguntas adicionales. Me encantaría responderlas". Algunas cartas de propuestas efectivas también terminan con un llamado a la acción, que puede crear un sentido de urgencia y una razón para que el destinatario avance con la propuesta. Un ejemplo de un llamado a la acción es: "Comience este proyecto hoy contactando a nuestro equipo".
