Las hojas de cálculo son una herramienta popular en la oficina y también pueden ser útiles en casa. Ya sea que necesite un programa para detallar y sumar automáticamente los costos de una boda, elaborar una factura para su cliente independiente o crear un conjunto de estados financieros para su negocio, las hojas de cálculo están a la altura de la tarea.
Es posible que haya una curva de aprendizaje si desea utilizar algunas de las funciones más avanzadas, pero una vez que comprenda cómo funcionan las hojas de cálculo y sus capacidades, verá que sus usos son casi infinitos.
¿Qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo es un documento electrónico que utiliza filas y columnas para almacenar y manipular datos. Es una hoja de cálculo digital basada en software, modelada a partir de la forma en papel del papel cuadriculado de un contador. Las filas y columnas forman celdas que contienen datos separados. Puede usar hojas de cálculo para realizar cálculos matemáticos y otras manipulaciones en los datos que ingresa.
Muchas personas también usan hojas de cálculo para registrar y almacenar datos que tienen múltiples atributos. Por ejemplo, el nombre de una persona, los detalles de su dirección, el nombre de la compañía para la que trabajan, su título y el estado de la relación comercial pueden usarse para una base de datos de prospección de ventas.
Puede ordenar los datos en una hoja de cálculo y realizar varios tipos de análisis en ella. También puede aplicar varias fórmulas y funciones a los datos. Las hojas de cálculo ofrecen la posibilidad de organizar su información y utilizarla como base para crear tablas, cuadros y gráficos para su análisis.
¿Por qué usar una hoja de cálculo?
Una de las razones más populares para usar hojas de cálculo es almacenar, registrar e imprimir datos. Es fácil organizar y ordenar los datos con una hoja de cálculo, y debido al diseño con filas y columnas de celdas, puede hacer clic en cualquier lugar para actualizar la información fácilmente sin tener que preocuparse por los espacios invisibles, las devoluciones o las pestañas como lo haría en otros programas. como un procesador de textos.
Puede automatizar varias funciones para ejecutar cálculos, buscar ciertos elementos o extraer información de actualizaciones de otros programas o de la web. Por ejemplo, los contadores pueden agregar nuevos datos cada mes a sus hojas de cálculo y usar una fórmula simple de "suma" para actualizar el total de los datos automáticamente.
Las hojas de cálculo ofrecen una forma rápida y fácil de mostrar datos y compartirlos con otros. Puede escribir datos o copiarlos desde otro programa y pegarlos en una hoja de cálculo, guardar su archivo y enviarlo fácilmente por correo electrónico a otra persona. Los trabajadores de oficina pueden guardar una hoja de cálculo en la red de computadoras de su oficina para permitir que otras personas abran el archivo y actualicen varias partes del mismo.
Las hojas de cálculo ofrecen la posibilidad de almacenar grandes cantidades de datos en un solo lugar porque un archivo de hojas de cálculo tiene más de una hoja. Cada pestaña del archivo se llama una hoja de trabajo, y el archivo se llama un libro de trabajo. Puede almacenar información financiera, formateada en estados financieros, para una pequeña empresa, y usar una pestaña diferente para cada mes del año. Luego puede agregar otra pestaña que usa enlaces para resumir y sumar todos los datos en una cifra anual.
Cómo utilizar Google Excel
Excel es el nombre del producto de hoja de cálculo de Microsoft Office, pero puede usarlo con Google, en lugar de usar la aplicación de hoja de cálculo de Google. Una de las mayores ventajas de usar el programa de hoja de cálculo de Microsoft Excel dentro de la aplicación Google Drive de Google es que puede trabajar en línea en las hojas de cálculo de Excel.
Con Microsoft Office, a menos que tenga la suscripción de Office 365 en línea, solo podrá acceder a sus archivos de hoja de cálculo de Excel desde el disco duro de su computadora o la carpeta de archivos de red. Si desea trabajar en hojas de cálculo de Excel dentro del disco de Google, también puede convertir su hoja de cálculo de Excel en un archivo de Google Sheets. Si carga un archivo de Excel para almacenar en su Google Drive e intenta abrirlo, verá un documento estático que no le permitirá realizar ningún cambio.
Sin embargo, Microsoft y Google han mejorado su capacidad para trabajar juntos en archivos de Microsoft Office dentro de Google. Puede instalar el complemento de Microsoft Office de Google Drive, que se encuentra en Google Play. Una vez que haya instalado el complemento cuando abra sus aplicaciones de Microsoft Office, verá un menú desplegable que dice Google Drive, y le dará varias opciones para abrir, editar y guardar sus archivos de Microsoft Office, manteniéndolos en el formato de Microsoft Office mientras los almacena dentro de su Google Drive.
Para obtener el complemento, realice una búsqueda en línea en su navegador para el complemento de Google Drive para Microsoft Office. Se le pedirá que descargue el "_driveforoffice.exe "_ archivar y seguir un sencillo proceso de instalación.
Cómo utilizar las hojas de Google
Para crear una hoja de cálculo dentro de Google Sheets, asegúrese de haber iniciado sesión en su cuenta de Google, abra una pestaña del navegador, vaya a drive.google.com o sheets.google.com y cree un nuevo documento de Hojas de cálculo.
Una vez que haya navegado a Google Drive, use la barra de menú en el lado izquierdo de su pantalla o el botón rojo "+" en la parte inferior derecha de su pantalla, cree un nuevo documento de Hojas, y estará listo para comenzar a usar su hoja de cálculo. Google Sheets le permite colaborar fácilmente con otras personas en línea una vez que les envíe un enlace a su hoja de cálculo. Varias personas pueden trabajar activamente en el archivo al mismo tiempo, y puedes ver quién está en el archivo e incluso en qué pestaña de hoja de cálculo y celda están trabajando. Con Sheets, también puede usar otras herramientas integradas de Google, como la traducción de texto en su hoja de cálculo, el uso de fórmulas para captar automáticamente los datos del precio de las acciones de los sitios en línea e importar otros tipos de datos directamente desde las páginas web a su hoja de cálculo.
Google Sheets ofrece plantillas predefinidas para varios usos, como un presupuesto, una factura independiente, estados financieros de la compañía, un rastreador de proyectos, un diagrama de Gantt, un calendario de turnos de empleados, una base de datos de contactos de ventas y más. También puede encontrar estas y otras plantillas en Microsoft Excel y otros programas de hojas de cálculo. Uno de los beneficios de Google Sheets es que su trabajo se guarda automáticamente cada pocos segundos. Si usa el programa de hoja de cálculo de Excel, tiene la opción de guardar automáticamente, pero no es la función predeterminada, y puede perder trabajo a menos que guarde su trabajo manualmente con frecuencia.
Funciones básicas de hoja de cálculo
Las funciones básicas de una hoja de cálculo implican almacenar tres tipos de datos, que son texto, números y fórmulas o funciones. La mayoría de las personas usan hojas de cálculo para realizar cálculos matemáticos básicos, como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones en sus datos. También puede almacenar filas de datos con varios atributos, como detalles de nombre y dirección.
Las hojas de cálculo normalmente tienen muchas filas para acomodar una gran cantidad de datos, con un máximo de dos millones de celdas compuestas por la cantidad de columnas y filas que necesite, hasta ese límite de celdas. La última versión de Microsoft Excel actualmente ofrece 1,048,576 filas y 16,384 columnas para que almacene sus datos.
Los datos de la hoja de cálculo se pueden copiar como tablas y pegar en otros programas, como un procesador de textos o un programa de presentación de diapositivas, para crear diversos programas de análisis, informes y presentaciones. También puede dar formato a sus datos utilizando colores, líneas, cuadros de texto, imágenes y muchas otras características para llamar la atención sobre ciertas partes de sus datos o la programación de su hoja de cálculo.
¿Qué son las funciones avanzadas de hoja de cálculo?
Dependiendo de si usa Google Sheets, Microsoft Excel u otro programa de hoja de cálculo, tendrá acceso a muchas características avanzadas que pueden ayudarlo a construir todo tipo de modelos para procesar y analizar datos.
Por ejemplo, puede usar hojas de cálculo para realizar análisis de regresión estadística, modelos de flujo de caja descontado y muchos otros ejercicios. Puede crear un libro de trabajo con varias hojas de cálculo que contengan datos de los estados financieros de cada mes de un año. Luego, puede crear otra hoja de cálculo en el mismo libro de trabajo o en un libro de trabajo nuevo, que tenga supuestos para el crecimiento del negocio, crecimiento de ventas, cambios porcentuales en los costos y otros supuestos. Usando fórmulas y enlaces, puede crear un estado financiero previsto que se actualice automáticamente cada vez que cambie las suposiciones en la pestaña de supuestos de la hoja de cálculo.
Puede usar una variedad de diferentes fórmulas y funciones automatizadas, incluidas las fórmulas "if / then" que le permiten decir si se cumple la condición "X", luego ejecute la función o fórmula "Y". Incluso puede anidar estas declaraciones if / then y Microsoft Excel puede manejar hasta siete declaraciones if / then anidadas una dentro de la otra, lo que significa que puede tener hasta siete funciones condicionales, dependiendo de cada una, aplicadas automáticamente a sus datos.
Algunos programas de hoja de cálculo ofrecen una grabadora de macros, que le permite grabar varios pasos de un proceso de rutina, como el formato de hoja de cálculo o el ingreso de ciertos tipos de datos sin la necesidad de conocer Visual Basic o cualquier otro lenguaje de programación. En el futuro, en lugar de realizar las funciones reales en su hoja de cálculo, puede usar teclas de método abreviado, y su proceso se realiza automáticamente porque los pasos se han guardado en forma de una macro.
Las hojas de cálculo ofrecen funciones tales como "búsqueda de objetivos", que le permite iterar fórmulas y resolverlas para ciertas respuestas definidas y cambiar las entradas en consecuencia. Si tiene grandes conjuntos de datos con los que trabajar, ciertas funciones le permiten identificar y eliminar duplicados, ordenar y filtrar los datos, consolidarlos, subtotalizarlos, clasificarlos y buscar valores de datos de forma vertical u horizontal y devolverlos a una nueva tabla.. Estos son solo algunos ejemplos de la multitud de funciones avanzadas que ofrecen las hojas de cálculo.
Hojas de cálculo Versus Programas de base de datos
Mucha gente usa las hojas de cálculo para almacenar filas de datos, y podría preguntarse por qué no usaría un programa de base de datos como Microsoft Access para almacenar los datos en lugar de usar una hoja de cálculo. Mientras que los programas de bases de datos y de hojas de cálculo pueden almacenar filas de datos con múltiples atributos, cada uno tiene sus fortalezas.
Excel, Google Sheets y otras hojas de cálculo almacenan datos con encabezados de la misma manera que lo haría un programa de base de datos. Sin embargo, con los datos de la hoja de cálculo, puede hacer cálculos automáticos de fórmulas o cálculos manuales fácilmente en los datos. Las hojas de cálculo también son fáciles de usar, y puede comenzar a ingresar y trabajar con sus datos de inmediato en lugar de tener que configurar la base de datos como lo haría en un programa como Access. Con las hojas de cálculo, también puede crear fácilmente tablas y gráficos basados en sus datos.
Por otro lado, las bases de datos tienden a ser más estables. Con los datos de la hoja de cálculo, es fácil eliminar por error una celda, fila o columna de datos si no está prestando mucha atención, lo que es mucho más difícil de hacer dentro de un programa de base de datos. Además, si tiene grandes cantidades de datos, podrían volverse inmanejables en una hoja de cálculo, donde los programas de bases de datos están diseñados específicamente para la gestión de miles e incluso millones de filas de registros de datos. Cuando necesita actualizar continuamente los elementos de cada fila de registros de datos o realizar varios tipos de clasificación e informe, un programa de base de datos podría tener más sentido que una hoja de cálculo.
