Las empresas utilizan hojas de cálculo para una variedad de propósitos. Los programas pueden calcular, clasificar y analizar datos para que la administración pueda comprender mejor cómo está funcionando el negocio. Las hojas de cálculo se configuran en un formato de cuadrícula. Cada dato se coloca en su propia celda para que se pueda utilizar correctamente. Los datos pueden ser números o palabras. Las palabras están ordenadas alfabéticamente y los números numéricamente. Los números se calculan con la suma, resta, multiplicación y división. Las fórmulas también se pueden crear para hacer cálculos más complicados.
Las empresas utilizan hojas de cálculo para realizar un seguimiento de los empleados, la producción y las finanzas. Los datos de los empleados pueden registrar y rastrear las horas extra y las ausencias. Las cantidades de producción se pueden recopilar junto con las horas necesarias para completar los productos. Estos datos de empleados y producción se pueden combinar para analizar la productividad de los empleados en función de la cantidad de producto que se está elaborando. La administración puede desglosar los datos para mostrar cuánto producto se está produciendo en promedio en una hora, cuántos dólares se necesitan para fabricar el producto y cuántos empleados se usaron.
Las hojas de cálculo también pueden ayudar a rastrear los ingresos y gastos reales en comparación con las cantidades presupuestadas. Los analistas financieros pueden ingresar datos presupuestarios, que es lo que la administración espera gastar y ganar en un año, en una columna en una hoja de cálculo. Una columna separada puede enumerar los gastos reales, de modo que se puedan comparar lado a lado. Las columnas totales muestran lo que se hizo año tras año a lo largo de los meses. Luego se pueden analizar las sumas para decidir si es necesario hacer algo para corregir grandes variaciones entre el presupuesto y los montos reales. El usuario de la hoja de cálculo puede crear gráficos a partir de los datos para mostrar un ejemplo más visual de los gastos u otras secciones de la hoja de cálculo.
Las hojas de cálculo se pueden utilizar para mostrar información financiera en forma de estados de resultados, estados de flujos de efectivo y hojas de balance. Por lo general, estos se configuran para extraer información de una base de datos de información financiera u otras hojas de cálculo vinculadas a ella. Estas declaraciones muestran las ganancias netas, los activos frente a los pasivos y cómo se mueve el efectivo dentro de la empresa.
Básicamente, las hojas de cálculo se pueden usar para hacer cualquier cosa que tenga que ver con los cálculos y son muy útiles cuando se necesitan varios cálculos a la vez. El precio de los productos es un ejemplo de esto. Una base de datos de productos puede mostrar un desglose de todos los componentes y sus precios. Si el costo de un componente aumenta, se puede cambiar en la hoja de cálculo, y los cálculos y enlaces lo cambiarán dentro de todos los productos. Esto reflejará el nuevo costo de cada producto para que la administración pueda ajustar los precios a sus clientes.
