La consolidación y la centralización son métodos para combinar las funciones de varios departamentos de una organización en un solo departamento. La tecnología de la información es un buen ejemplo: muchas organizaciones comenzaron a adquirir computadoras departamento por departamento, con "expertos" en cada departamento responsable de la instalación y el mantenimiento. Una vez que las redes se convirtieron en una realidad práctica, la mayoría de esas organizaciones consolidaron la responsabilidad de operar y mantener su red, así como el mantenimiento de las computadoras individuales, en un solo departamento de TI.
Reducción de costos a través de economías de escala
Uno de los beneficios más significativos de la consolidación y la centralización es el económico. La compra por volumen generalmente reduce el costo por artículo, ya sea en escritorios y sillas, computadoras, costos de fotocopiado o servicio telefónico. La empresa puede incluso necesitar menos equipo en general, ya que los dispositivos como los enrutadores inalámbricos y las fotocopiadoras de gran volumen pueden ser capaces de atender a más usuarios. Estas mismas economías de escala se aplican tanto al personal como a los recepcionistas y otro personal de apoyo que a menudo pueden prestar servicios en una oficina consolidada con poca o ninguna pérdida de eficiencia.
Eliminando la redundancia
La consolidación y la centralización reducen la redundancia. Por ejemplo, los diferentes departamentos de una empresa pueden tener cuentas de suministros de oficina con un proveedor local, y asignar a alguien el responsable de almacenar y monitorear el inventario y reponer los suministros cuando sea necesario. Un sistema consolidado de adquisición de suministros de oficina también beneficia a la compañía al ofrecer economías de escala, así como a la reducción de la cantidad total de tiempo dedicado a la atención de suministros de oficina.
Establecimiento de procedimientos uniformes
Al consolidar algunas funciones en un solo departamento, la empresa elimina la posibilidad de que diferentes estándares y prácticas se apliquen en diferentes áreas. Cada departamento en una empresa tiene diferentes requisitos de personal, por ejemplo. Sin embargo, el proceso de contratación en la mayoría de las empresas está centralizado dentro del departamento de recursos humanos, lo que garantiza que se sigue un procedimiento uniforme para todos los solicitantes y, por lo tanto, reduce la responsabilidad potencial de la empresa. Incluso cuando una empresa tiene varias ubicaciones y debe mantener una presencia de RR.HH. en cada una de ellas, esa función suele ser supervisada de cerca por la sede de la empresa.
Reducir los gastos generales
La consolidación puede reducir los bienes raíces y algunos otros gastos generales. Algunas compañías han retirado las funciones de back office, y en ocasiones incluso las oficinas de ventas y ejecutivas, de ubicaciones urbanas costosas y las han consolidado con almacenes y centros de distribución en áreas suburbanas o rurales, reduciendo significativamente sus costos al expandir su espacio. Las economías de escala también pueden aplicarse si los departamentos pueden compartir suministros, equipos y personal de apoyo.
Consideraciones
El pensamiento y la planificación deben entrar en cualquier proceso de consolidación y centralización, porque tienen sentido en una amplia gama de circunstancias, pero no en todas. Por ejemplo, consolidar el proceso de reclutamiento y contratación dentro de la sede de una empresa con múltiples ubicaciones conducirá en última instancia a una mayor ineficiencia y costo.
