Muchas empresas traen proveedores externos cuando tienen proyectos a gran escala. Hay muchas razones para subcontratar el trabajo, incluida la falta de personal, la falta de recursos y la falta de experiencia para el proyecto. Al elegir un proveedor en perspectiva, una empresa a menudo envía una Solicitud de información o Solicitud de propuesta. Antes de decidir qué tipo de herramienta es mejor para su organización, considere las diferencias entre las dos.
Solicitud de información
Las solicitudes de información, o RFI, son documentos de planificación. Son documentos informales y no suelen requerir el compromiso de ninguna de las partes. Los RFI están diseñados para recopilar información sobre la compañía, las capacidades, las habilidades y la experiencia del posible proveedor. Los detalles y el presupuesto del proyecto normalmente no se incluyen en este tipo de documento. La única vez que se incluye este tipo de información es si la compañía está buscando un proveedor a corto plazo para un proyecto pequeño.
Solicitud de propuesta
Las solicitudes de propuesta, o RFP, son documentos complejos que las empresas crean para atraer ofertas y propuestas de proveedores externos. Una solicitud de propuesta normalmente incluye el presupuesto, el cronograma y los criterios del proyecto, así como las metas y los objetivos de la empresa. Se enfoca en las especificaciones y el alcance del proyecto, y trabaja para solicitar una respuesta detallada de los posibles proveedores. Las respuestas de los proveedores generalmente incluyen información sobre la compañía del proveedor, el precio propuesto y detalles específicos sobre cómo el proveedor ejecutará y administrará el proyecto.
Procesos
El RFI se suele utilizar solo para proyectos de bajo presupuesto, y como punto de partida para proyectos de alto presupuesto. Por lo general, toma varias semanas enviar y recibir respuestas para este tipo de documento, y generalmente tiene menos de 10 páginas. La RFP se utiliza para proyectos de alto presupuesto, y se crea comúnmente al final de la fase de recopilación de información del proyecto. Por lo general, toma varios meses enviar y recibir las respuestas de los proveedores con este tipo de documento, y generalmente tiene al menos 20 páginas o más.
Ventajas
Usar una RFI es ventajoso para proyectos pequeños de bajo impacto. Este documento no requiere mucho tiempo ni esfuerzo de los proveedores potenciales, ya que no tienen que enviar descripciones largas de los detalles del proyecto. Por lo tanto, las empresas utilizan este tipo de documento para obtener más información sobre el alcance de un proyecto grande antes de comenzar el proceso de la propuesta. El beneficio de una RFP es que prepara a la compañía para avanzar con un proveedor y comenzar la fase de contrato.
Desventajas
La desventaja de una RFI es que los proveedores pueden no estar interesados en enviar información porque no ven el compromiso implícito de la compañía. Las desventajas de la RFP son los largos preparativos necesarios para enviarla y recibirla. Si una empresa no está segura del alcance y las especificaciones generales del proyecto, escribir la solicitud de propuesta puede ser muy difícil o puede resultar en propuestas impredecibles de los proveedores.
