Las organizaciones utilizan los informes iniciales para dar cuenta del progreso en proyectos o trabajos específicos después de que la actividad haya comenzado. Los componentes en un informe inicial varían según el tipo de proyecto o trabajo que se evalúa. Los autores de un informe inicial eligen entre los elementos básicos generales que son pertinentes para incluir en el documento. Estos pueden incluir una introducción, una sección que actualiza el progreso, una explicación de la metodología de evaluación, secciones sobre cumplimiento, detalles financieros y otras necesidades. El informe puede terminar con una evaluación resumida y anexos relevantes.
Presentando el Proyecto
Como su nombre lo indica, el informe de "inicio" describe el progreso realizado durante el lanzamiento de un proyecto. La introducción proporciona una descripción del proyecto y su propósito, y puede incluir el propósito de la evaluación inicial y una copia de las preguntas formuladas.
Metodología
El informe debe explicar la metodología utilizada. Debe proporcionar detalles sobre los indicadores utilizados para medir el éxito y cómo se utilizarán los datos recopilados de la evaluación. Si se hacen preguntas en la evaluación, incluya las fuentes de los datos, como los trabajadores del proyecto, documentos específicos y registros.
Progreso de la actualización
La sección de actualización de progreso puede seguir la explicación de la metodología. Los objetivos y actividades que se adhieren al cronograma y los que se completaron hasta la fecha del informe se incluyen en esta sección. Cualquier divergencia o modificación del cronograma del proyecto también se contabiliza en la sección de actualización de progreso.
Detalles de cumplimiento
Si las actividades del proyecto deben cumplir con las regulaciones o las pautas de la organización, proporcione detalles sobre el cumplimiento en una sección separada. Esto incluye cualquier requisito federal, estatal o local aplicable que el proyecto deba cumplir.
Detalles financieros y otras necesidades
Proporcione detalles sobre la gestión financiera del proyecto, incluida una evaluación de si el proyecto se mantiene dentro del presupuesto. La siguiente sección debe describir qué necesitan los gerentes de proyecto para continuar y finalizar el proyecto, como materiales, equipos, suministros, mano de obra y fondos adicionales. Explique cómo estas necesidades afectan el trabajo futuro en el proyecto.
Resumen
Una evaluación concisa del proyecto hasta la fecha puede servir como la sección de resumen del informe inicial. La suma puede incluir recomendaciones para el progreso continuo.
Anexidades
Los términos de referencia utilizados en el informe, generalmente referidos en el cuerpo del informe como TdR, se definen en detalle en un anexo. Todos los documentos pertinentes relacionados con el proyecto se incluyen como anexos al informe inicial.
