Un sistema de información contable proporciona información financiera precisa y oportuna para fines de gestión interna. Si bien estos sistemas pueden incluir manuales en papel y libros de contabilidad, la mayoría de los sistemas en el entorno empresarial actual se basan en programas o aplicaciones de software de contabilidad. Estos sistemas proporcionan informes financieros u operativos para que los propietarios de negocios tomen decisiones. Un sistema de información contable también puede integrar y cumplir objetivos departamentales y de toda la empresa.
Recopilación de información central
Los sistemas de información contable recopilan información para diversos propósitos en un negocio. Las grandes organizaciones a menudo usan este sistema para recopilar y organizar información financiera y de otro tipo de múltiples departamentos o divisiones comerciales. Un sistema de contabilidad también puede beneficiar a organizaciones con varias ubicaciones nacionales o internacionales. Este sistema permite la transferencia electrónica de información de muchas fuentes a una ubicación central donde los contadores recopilan y procesan estos datos. Algunos sistemas también pueden recopilar información en un formato en tiempo real.
Cheques y Saldos
Los gerentes y supervisores contables utilizan un sistema de información contable para separar las tareas y garantizar que se implementen controles para diferentes funciones contables. Cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina, datos financieros departamentales, activos fijos y compras de cada trabajo en módulos separados en un sistema contable avanzado y demandan procesos y procedimientos de manejo individual. Cada uno de estos módulos individuales alimenta datos resumidos en el libro mayor, pero permite verificaciones y balances del sistema en el camino. Los informes pueden generarse a partir de módulos individuales para garantizar la precisión de los datos antes de pasarlos al libro mayor de la empresa.
Mejorar el flujo de trabajo
La mejora del flujo de trabajo en departamentos individuales a menudo recibe un impulso mediante la implementación de un sistema de información contable. Los departamentos fuera de la contabilidad deben entender cómo se procesa la información crítica a través del sistema interno de información financiera de la compañía por una variedad de razones. Los documentos de origen, como facturas, pedidos de compra, informes de gastos de empleados, tarjetas de tiempo para el ingreso de la nómina, facturas y formularios de adquisición de activos, deben encontrar su camino desde el originador hasta el departamento de contabilidad.
Dependiendo del software, el sistema de contabilidad requiere una variedad de información para que diferentes partes del proceso se ingresen manualmente en el sistema. Esto a menudo determina el flujo de trabajo de otros departamentos en lo que respecta al procesamiento de datos financieros. Los procedimientos y procesos que delinean claramente la información necesaria, los pasos para procesar esa información y el proceso de aprobación, ayudan a reducir el trabajo redundante y garantizan que el departamento de contabilidad tenga las aprobaciones necesarias para procesar datos financieros.
