En la gestión de contratos, empresas, agencias gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro utilizan contratistas para brindar servicios profesionales a los clientes. La gestión de contratos es una forma rentable de brindar más servicios de los que la organización tiene el personal para realizar. Un contrato rige qué servicios proporcionará el contratista y qué compensación se recibirá por los servicios prestados.
Pérdida de control
Una desventaja importante de la administración de contratos es que la organización cede una cantidad considerable de control sobre los servicios que se proporcionarán a los clientes. Por ejemplo, cuando una empresa de TI contrata el soporte del sitio web para sus clientes, sus propios empleados ya no proporcionarán la solución de problemas cotidiana. Esta pérdida de control puede resultar en la percepción de un menor nivel de servicio al cliente entre los clientes.
Retrasos de tiempo
Otro inconveniente potencial de la administración del contrato es que el contratista podría no cumplir con los plazos establecidos en el contrato. La empresa u organización depende del contratista para proporcionar servicios importantes. Cuando no se cumplen los plazos establecidos acordados por ambas partes, la organización contratante pierde dinero y tiempo. Algunas personas también llaman a la demora de tiempo un costo oculto que se asocia con la imprevisibilidad de este tipo de relación comercial.
Pérdida de flexibilidad
La flexibilidad es una parte importante de hacer negocios en una economía global. Cuando la organización subcontrata el trabajo a terceros, la organización reduce su capacidad para adaptar sus procesos comerciales internos para satisfacer las necesidades de los clientes en un entorno empresarial dinámico. La relación contractual más ideal es aquella en la que el contratista también puede ser flexible para satisfacer las necesidades de la organización contratante a la que sirve.
Pérdida de calidad
Cuando una organización matriz proporciona un cierto nivel de calidad en sus productos y servicios, el resultado es una reputación profesional obtenida en la industria. Si las personas en la empresa contratista están entregando productos o servicios en nombre de su cliente, una pérdida de calidad podría tener efectos desastrosos en la reputación de la empresa cliente. Antes de utilizar la gestión de contratos, la empresa debe utilizar un proceso de solicitud de propuesta confiable para encontrar al contratista más confiable con un historial demostrado de desempeño de calidad.
Conformidad
Aunque un contrato de servicio entre el cliente y el contratista generalmente se considera como un acuerdo legal, el cliente puede enfrentar enormes costos legales para hacer cumplir este documento en los tribunales. El contrato debe incluir dientes o mecanismos para garantizar que el contratista proporcione los servicios según lo acordado. Sin embargo, las grandes empresas deben planificar circunstancias imprevistas y costos legales para las relaciones contractuales en las que el contratista no entrega los productos y servicios acordados.
