En los negocios estamos dentro y fuera de las reuniones, durante las cuales tomamos muchas decisiones. Al final de una reunión, las actas de la reunión capturan decisiones para garantizar que todos los asistentes tomen medidas adicionales. Las actas de las reuniones cubren todos los aspectos de una reunión, desde la lista de asistentes y la agenda hasta las acciones a tomar y las decisiones que se deben tomar para futuras reuniones. El uso de pasos específicos para establecer las actas de las reuniones garantizará que su equipo, colegas y gerentes conozcan los temas de discusión y las expectativas para la acción futura.
Use la agenda de la reunión como guía para escribir sus actas de reunión. La agenda de la reunión es la pauta de la reunión. Actualiza a los asistentes y les permite conocer los objetivos, sus roles para lograrlos y qué elementos específicos se les asignan. Dado que la reunión se basa en una agenda, la agenda se convierte en la guía para redactar las actas.
Describa brevemente los roles de los asistentes en la reunión o los proyectos para discusión. Explique el rol de cada asistente para ayudar a los que no asistieron a saber quién asistió a qué departamento y con qué propósito específico. La descripción de los roles de los asistentes garantiza que cada persona asista a la reunión a propósito. Los roles de los asistentes son importantes para el facilitador de la reunión y para los asistentes, por lo que las discusiones de la reunión continúan sin atascarse con los temas tratados anteriormente.
Resalte los objetivos de la reunión indicándolos claramente. Por ejemplo: para tomar decisiones, reunir ideas o actualizar al equipo sobre el progreso. La lista de objetivos ayuda a los lectores de las actas a entender claramente el propósito de la reunión. El objetivo o la porción de objetivos es lo que muchos gerentes de alto nivel leen; Si no es necesario que participen en los objetivos, no se necesitan más lecturas. Si un gerente tiene un interés personal en los objetivos, puede elegir asistir a la próxima reunión.
Escriba las decisiones tomadas en la reunión. Anote todas las decisiones tomadas y discutidas para determinar la agenda de la próxima reunión. La redacción de las decisiones permite a los asistentes y a los no asistentes revisar si se les exige alguna actividad de seguimiento, para lo cual pueden prepararse. Las decisiones resaltadas en la reunión se aplicarán a menos que sea necesaria una discusión adicional en otra reunión, lo que sería una decisión en sí misma. Capturar y compartir las decisiones tomadas en una reunión es fundamental para obtener minutos precisos y útiles.
Escriba las tareas de "Siguiente paso" con el nombre de una persona responsable al lado de ellas. Estos pasos permiten que el facilitador de la reunión se prepare para la próxima reunión, así como para que los asistentes y no asistentes puedan conocer de qué son responsables de la reunión posterior. Esto garantiza que las personas se preparen para la próxima reunión, ya sea completando sus tareas o delegándolas a otra persona que pueda completarlas y asistir a la próxima reunión.
Envíe un borrador de las actas de la reunión a los asistentes. El borrador permitirá a los asistentes editar los minutos actualizando las notas, los próximos pasos y las decisiones. Un borrador de revisión garantiza que toda la información se capturó correctamente y que las personas administren las tareas que se les asignan a ellos o al departamento. Como parte del proceso de revisión preliminar, provea una fecha límite para que todos los asistentes comenten. Si no se reciben ediciones, las actas se consideran aceptadas por todas las partes.
Enviar los minutos de la reunión. Una vez que se hayan recopilado todos los comentarios, envíe las actas de la reunión a todas las personas que fueron invitadas a la reunión. Copie a otros empleados o asistentes que necesitan ser informados. Las actas deben enviarse dentro de las 24 horas posteriores al final de la reunión o 12 horas antes de la próxima reunión, lo que ocurra primero.
Consejos
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No es necesario capturar toda la información en las actas de la reunión; los aspectos destacados son suficientes. Las actas de las reuniones son efectivas cuando resumen la reunión con decisiones y responsabilidades. Si está facilitando la reunión, pídale a alguien que tome notas para el equipo.
